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Workday Adaptive Planning Knowledge Center

Créer des règles d’accès

Explique comment créer des règles d’accès, sécuriser les dimensions, utiliser le modèle de règle d’accès et comment supprimer des règles.

 

Avec des règles d’accès, vous pouvez sécuriser les niveaux, comptes et dimensions personnalisées. Vous utilisez ensuite des dimensions sécurisées pour définir des intersections spécifiques des données que les utilisateurs ou groupes peuvent modifier ou afficher. 

Vous utilisez un modèle de feuille de calcul pour créer les règles. Vous pouvez soit remplacer toutes les règles existantes par le modèle, soit mettre à jour et ajouter des règles.

Les règles d’accès décrivent des intersections spécifiques des dimensions dans votre modèle. Si les règles d’un utilisateur entrent en conflit entre elles pour une intersection spécifique, l’accès par défaut est plus permissif.

Avant de commencer

Documentation à lire :

Actions à effectuer : 

  • Complétez la structure de votre modèle, y compris les niveaux, comptes et dimensions personnalisées. 
  • Rendez votre niveau, votre compte et vos hiérarchies de dimensions personnalisées visibles lorsque vous créez des règles. Pour tous les comptes sauf les comptes modélisés, vous avez besoin du code de compte. Pour les comptes modélisés, vous avez besoin du nom de la feuille.
  • Créer les utilisateurs et les groupes. 

Considérations :

Bonne pratique : Si vous avez de nombreux utilisateurs, ou ajoutez souvent de nouveaux utilisateurs, créez des règles pour les groupes d’utilisateurs. Ensuite ajoutez chaque utilisateur à un groupe pour lui accorder immédiatement un accès approprié. Mettez à jour la règle par groupe afin de mettre à jour l’accès de tous les utilisateurs du groupe. 

Comment y parvenir

Navigation Icon5.png Dans le nav menu, sélectionnez Administration. Dans le menu Utilisateurs et rôles, sélectionnez Règles d’accès.

Étapes de base pour la configuration des règles d’accès

  1. Sécurisez les dimensions.
    Vous utilisez les dimensions sécurisées pour définir les règles d’accès.
  2. Exportez des règles existantes ou téléchargez le modèle.
    Le modèle et l’exportation sont des feuilles de calcul. 
  3. Complétez le modèle ou modifiez les règles exportées.
    Dans le modèle, répertoriez les groupes ou les utilisateurs et attribuez-leur des règles ou une série de règles. Vous créez l’accès’utilisateur en permettant plus avec chaque règle.
  4. Importez les règles d’accès. 
    Choisissez Mettre à jour et ajouter ou Tout remplacer pour modifier des règles existantes, ajouter de nouvelles règles et supprimer des règles anciennes.
  5. Passez en revue les règles d’accès dans le tableau.

Vérifiez régulièrement vos règles, si vous apportez des modifications au modèle, par exemple vous ajoutez de nouveaux niveaux, réorganisez une hiérarchie ou supprimez des valeurs de dimension. Voir la section "Gérer les règles après des mises à jour du modèle" ci-dessous. 

Sécuriser les dimensions

Sécurisez les comptes et jusqu’à trois dimensions personnalisées. Les niveaux sont sécurisés par défaut.

  1. Dans la barre d’outils, sélectionnez le bouton Ajouter des dimensions. La liste comprend les comptes et les dimensions personnalisées disponibles. Certaines dimensions personnalisées ne sont pas disponibles car leurs paramètres les disqualifient. Voir la section, Dimensions éligibles, qui suit.
  2. Sélectionnez dans la liste des dimensions qualifiées et sélectionnez Ajouter
  3. Passez en revue le tableau : Les dimensions que vous avez ajoutées apparaissent sous forme de colonnes sur la page et également dans le modèle ou l’exportation. Voir Présentation de l’interface des règles d’accès

Dimensions personnalisées éligibles

Les dimensions personnalisées peuvent ne pas apparaître dans la liste pour diverses raisons : 

  • La dimension compte plus de 10 000 valeurs. 
  • Vous avez déjà trois dimensions personnalisées qui sont sécurisées.
  • La dimension a le paramètre Utiliser sur le niveau ou L’importation des données crée automatiquement des valeurs de dimension  sélectionné. 
  • Les dimensions peuvent être sur des feuilles modélisées et cube avec un paramètre de feuille qui permet aux utilisateurs de modifier les valeurs de dimension des feuilles.

Pour mettre à jour les paramètres de dimension :

  1. Allez à Modélisation >Dimensions.
  2. Dans la liste des dimensions, sélectionnez les dimensions que vous souhaitez sécuriser.
  3. Décochez les paramètres.
  4. Revenez aux règles d’accès et la dimension apparaît dans la liste.

Dimension settings.png
 

Pour mettre à jour les paramètres de feuille :

  1. Trouvez les feuilles qui ont la dimension que vous souhaitez sécuriser. Dans le nav menu, sélectionnez Modélisation et sélectionnez la flèche. Sélectionnez ensuite Vue d’ensemble.
    • Pour les feuilles modélisées, double-cliquez sur chaque icône de feuille modélisée. Les dimensions de la feuille apparaissent dans la colonne Détails.
    • Pour les feuilles cube, double-cliquez sur chaque icône de feuille cube. Les dimensions apparaissent dans les Détails des dimensions.
  2.  Une fois que vous savez quelles feuilles ont la dimension, allez à Modélisation >Feuilles affectées à un niveau ou Feuilles affectées à un utilisateur. Trouvez la feuille avec la dimension, et modifiez :
    • Pour les feuilles modélisées, sélectionnez Colonnes et Niveaux.
    • Pour les feuilles cube, sélectionnez Dimensions, Attributs et Niveaux.
  3. Sélectionnez la dimension que vous souhaitez sécuriser dans le canevas pour modifier ses paramètres et enregistrez la feuille :

Edit Dimension setting on sheets.png

Exporter les règles ou télécharger le modèle 

Lorsque vous exportez les règles, votre modèle comprend des règles existantes. Lorsque vous téléchargez le modèle, il s’agit d’un fichier Excel vierge.

Règles d’exportation

Dans la barre d’outils, sélectionnez Exporter. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur afin de pouvoir effectuer des modifications.

Télécharger le modèle

  1. Sélectionnez Importer dans la barre d’outils. 
  2. Sélectionnez le lien Télécharger le modèle
  3. Enregistrez le modèle sur votre ordinateur afin de pouvoir effectuer des modifications.

Compléter le modèle ou modifier l’exportation

Présentation de l’interface des modèles

Vous pouvez créer des règles pour un nom d’utilisateur OU pour un nom de groupe. Chaque dimension sécurisée a une colonne Accorder et une colonne Accorder à tous sauf. Pour chaque dimension sécurisée dans la règle, saisissez les données dans la colonne Accorder OU dans la colonne Accorder à tous sauf. Demandez-vous s’il est plus efficace de répertorier toutes les attributions d’accès, ou de répertorier toutes les exceptions.

Template Columns.png

Si vous répertoriez plusieurs valeurs de dimension, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque valeur. Plusieurs lignes peuvent constituer une règle. 

One item per cell.png

Pour la règle suivante, entrez le type d’accès dans une ligne sous la dernière dimension indiquée.

N’ajoutez pas plus de trois lignes vides entre chaque règle. Tout contenu après la troisième ligne entièrement vide n’est pas importé.

Next rule here.png

Les comptes répertoriés sont accessibles uniquement aux niveaux et aux valeurs de dimension personnalisée répertoriées dans la même règle et vice versa. Par exemple, l’une des règles affecte à John Doe l’accès au groupe de comptes Détails des ventes au niveau Ventes. L’autre règle lui attribue l’accès au groupe de comptes Dépenses à G&A. He cannot access the Sales Details accounts au niveau G&A ou vice versa.

TwoAccessRules.png

Créer des règles

  1. Ouvrez le modèle ou les règles exportées.
  2. Dans la colonne Type d’accès, entrez le type d’accès pour la règle : Vue complète, Vue limitée ou Modification
  3. Saisissez le nom d’utilisateur ou le nom du groupe. Si vous saisissez un nom de groupe, la règle est destinée à tous les utilisateurs affectés à ce groupe.
  4. Définissez l’accès au niveau pour la règle, en entrant un niveau par ligne :
    • Pour donner accès à tous les niveaux, entrez (+) ou le nom du niveau supérieur dans la colonne Accorder.
    • Pour donner accès à un niveau et à ses descendants, saisissez le nom du niveau parent dans la colonne Accorder. Ceci exclut les ancêtres.
    • Autrement, dans la colonne Accorder à tous sauf, indiquez les niveaux parents ou enfants. Cela supprime l’accès aux niveaux répertoriés, à leurs ancêtres et à leurs descendants. Cela donne accès à tous les autres niveaux. Vous pouvez créer d’autres règles qui donnent accès aux descendants des niveaux répertoriés ici.

La seule façon d’accorder un accès à un niveau (Uniquement) est d’accorder l’accès au parent et à tous les descendants. 

  1. (Facultatif) Définissez l’accès aux comptes, en saisissant un compte par ligne :
    • Pour donner accès à tous les comptes, saisissez (+) dans la colonne Accorder.
    • Pour donner accès aux hiérarchies de comptes entières, saisissez Comptes GL, Personnalisé, Mesure, Hypothèses, Cube, ou Modélisé dans la colonne Accorder.  
    • Pour donner accès à tous les comptes d’un groupe, saisissez le nom du groupe, le nom de la feuille modélisée ou le nom de la feuille cube dans la colonne Accorder.
    • Pour donner accès à un compte et à tous ses descendants, saisissez le code de compte d’un compte parent dans la colonne Accorder. Ceci exclut les ancêtres. 
    • Autrement, répertoriez les codes de compte, les noms de groupes ou les noms de hiérarchie dans la colonne Accorder à tous sauf. Cela supprime l’accès aux comptes répertoriés, à leurs ancêtres et à leurs descendants. Cela donne accès à tous les comptes. Vous pouvez créer d’autres règles qui donnent accès aux descendants répertoriés ici dans différentes intersections.
  2. (Facultatif) Définissez l’accès aux dimensions personnalisées, en saisissant une valeur par ligne pour chaque dimension :
    • Pour accorder l’accès à toutes les valeurs de la dimension, entrez (+) dans la colonne Accorder. Cela inclut la valeur tout ou le cumul des dimensions.
    • Pour donner accès aux valeurs de niveau, compte et aux de cumul de fraction sur les feuilles standard, saisissez (+) dans la colonne Accorder. Voir Règles d’accès et votre modèle.
    • Pour donner accès à des valeurs spécifiques, saisissez les noms de valeur dans la colonne Accorder. Ceci exclut la valeur tout , ou le cumul, et les valeurs parents dans les dimensions hiérarchiques. 
    • Pour donner seulement accès à la valeur racine non catégorisée, entrez (-) dans la colonne Accorder.
    • Autrement, répertoriez les noms de valeur dans la colonne Accorder à tous sauf. Ceci exclut la valeur tous. Pour les dimensions hiérarchiques, indiquez le parent pour supprimer l’accès au parent, à ses descendants et à ses ancêtres. Vous ne pouvez pas répertorier la valeur racine non catégorisée   dans cette colonne. Il n’existe aucun moyen de supprimer l’accès à la valeur racine non catégorisée .

Chaque règle donne automatiquement accès à la valeur racine non catégorisée des dimensions personnalisées.

  1. Enregistrez le modèle. Vous pouvez modifier le nom du fichier modèle. Ne modifiez pas l’extension, les noms de feuille ou les en-têtes de colonne. 

De nombreuses règles opèrent ensemble pour créer un accès par utilisateur ou par groupe. Par exemple, ces deux règles opèrent ensemble pour accorder John Doe's l’accès aux données :

Rules working together.png

Les règles à elles seules entraînent un accès différent :

  • La première règle énonce : John n’a pas accès au niveau FP&A. Il a accès à tous les autres niveaux pour tous les comptes et toutes les dimensions de produit.
  • La deuxième règle énonce John a uniquement accès au niveau FP&A et à aucun autre niveau. Les seuls comptes qu’il ne peut pas modifier sont les comptes Salaries et Personnel .. 

Les règles ont un résultat différent. John peut modifier tout sauf les comptes Personnel et Salaries comptes au niveau FP&A

Trouver les codes de compte

Les codes se trouvent dans les listes de comptes dans la colonne Code. Vous pouvez utiliser une API pour extraire tous les codes de compte ou vous pouvez aller sur Modélisation pour :

  • Codes de compte modélisé : Utiliser le nom de la feuille
  • Codes de compte cube : Cliquez sur Feuilles affectées à un niveau ou sur Feuilles affectées à un utilisateur. Cliquez sur Modifier à côté du nom de la feuille cube ou du nom de la feuille modélisée. Cliquez sur Comptes cube. Les codes apparaissent dans la liste hiérarchique.
  • Codes de compte système : Cliquez sur Comptes du grand livre ou Comptes personnalisés dans le menu Compte. Les comptes système ont une icône spéciale dans les listes de comptes. Les codes apparaissent dans la liste hiérarchique.
  • Tout autre code de compte : Cliquez sur n’importe quel type de compte dans le menu Comptes. Les codes apparaissent dans la liste hiérarchique.
  • Comptes de taux de change : Utilisez le protocole suivant : Assum.Exchangerate.FromCurrencyCode.ToCurrencyCode.RateCode. 
  1. Allez à Modélisation >Devise.
  2. Remplacez FromCurrencyCode par ToCurrencyCode avec le code devise de votre modèle pour chacun d’eux. Les codes de chaque devise se trouvent dans la section Devise.
  3. Remplacez RateCode par le code du type de taux de change. Les codes de chaque type de taux de change se trouvent dans la section Types de taux de change.  

Importer des règles d’accès

Lorsque vous importez les règles, vous pouvez :

  • Tout remplacer : Supprime toutes les règles existantes et ajoute les règles dans votre modèle.
  • Mettre à jour et ajouter :
    • Remplace les règles correspondantes pour les utilisateurs ou les groupes par des règles existantes. Par exemple, vous devez ajouter une règle dans le modèle du groupe Comptables. Mettre à jour et ajouter remplacent toutes les règles existantes du groupe comptable par la nouvelle règle. Si vous souhaitez ajouter une règle supplémentaire à ce groupe, exportez des règles existantes, et ensuite ajoutez une autre règle. L’importation inclut ensuite les règles existantes ainsi que la nouvelle règle. 
    • Ajoute des règles pour les nouveaux utilisateurs ou groupes. Par exemple, le modèle n’a que des règles pour les nouveaux utilisateurs ou groupes qui, avant, n’avaient pas de règles. Mettre à jour et ajouter ajoute les nouvelles règles et laisse toutes les règles existantes en l’état.

Importer des règles

  1. Dans la barre d’outils, sélectionnez Importer.
  2. Sélectionnez le bouton radio Tout remplacer ou le bouton radio Mettre à jour et ajouter .
  3. Faites glisser et déposez votre fichier enregistré dans le carré ou cliquez n’importe où dans le carré et sélectionnez votre fichier enregistré. 
  4. Si vous ajoutez et annexez, sélectionnez Terminé lorsque vous recevez le message de réussite.
  5. Si vous remplacez tout, sélectionnez Tout remplacer pour confirmer. Lorsque vous recevez le message de réussite, sélectionnez Terminé.

Corriger des erreurs d’importation

S’il existe des erreurs dans l’importation, vous obtenez un message d’erreur lorsque vous importez le modèle. Pour les corriger :

  1. Sélectionnez le lien Télécharger le rapport sous le message d’erreur.
  2. Ouvrez le fichier et sélectionnez la feuille Erreurs . Les lignes comportant des erreurs sont en jaune. Le message d’erreur apparaît dans la cellule avec l’erreur en texte rouge.
  3. Sélectionnez la cellule avec l’erreur pour lire le message complet.

Errors in template.png

  1. Sélectionnez la feuille Importer et trouvez la règle correspondante. Elle est sur la même ligne que l’erreur dans la feuille Erreurs. 
  2. Corrigez l’erreur et enregistrez le fichier. 
  3. Essayez d’importer à nouveau. 

Bonne pratique : Travaillez avec les membres de votre équipe pour voir comment les nouvelles règles d’accès les affectent. Affinez les règles si nécessaire. 

Examiner le tableau des règles d’accès

Les règles d’accès sur l’écran Adaptive Insights répertorient toujours les valeurs de dimension attribuées. Voir Présentation de l’interface des règles d’accès.  

Supprimer des dimensions et comptes personnalisés sécurisés

Supprimez les dimensions et comptes personnalisés de vos règles d’accès à partir de l’écran principal. Lorsque vous supprimez une dimension, tous les utilisateurs ont un accès total à cette dimension et à ses valeurs. 

  1. Survolez avec votre souris le nom de la colonne de dimension jusqu’à ce que l’icône plus apparaisse.
  1. Sélectionnez l’icône plus et sélectionnez Supprimer
  2. Sélectionnez OK

Supprimer des niveaux sécurisés

Vous ne pouvez pas supprimer les niveaux des règles d’accès. Si vous ne voulez pas que les niveaux contrôlent l’accès, affectez le niveau supérieur à chaque utilisateur et groupe. 

Supprimer des règles d’accès

  1. Dans la barre d’outils, sélectionnez Exporter.
  2. Ouvrez le fichier et supprimez les règles de la feuille de calcul. N’appliquez aucune autre modification aux autres règles.
  3. Enregistrez la feuille de calcul.
  4. Revenez à la page des règles d’accès.
  5. Dans la barre d’outils, sélectionnez Importer.
  6. Sélectionnez le bouton radio Tout remplacer.
  7. Sélectionnez le bouton  Tout remplacer pour confirmer. Le modèle contient toutes les règles que vous ne souhaitiez pas supprimer.
  8. Sélectionnez Terminé lorsque le message de réussite s’affiche.

Audit et correction des règles d’accès non valides

Lorsque vous mettez à jour votre modèle, les règles associées se mettent automatiquement à jour en fonction de la hiérarchie. Voir Hiérarchies et règles d’accès

Si vous créez un compte, un niveau ou une valeur de dimension :

  • Dans les intersections où vous pouvez accéder au parent, vous pouvez également accéder au nouvel enfant. 
  • Pour les intersections où vous ne pouvez pas accéder au parent,  vous ne pouvez pas accéder au nouvel enfant. Cela est vrai même si vous pouvez accéder à tous les frères du nouvel enfant. 

Les comptes, niveaux ou valeurs de dimension supprimés, sont supprimés de la règle. Cela peut rendre les règles existantes non valides ou modifier l’accès. Si vos règles vous donnent uniquement accès :

  • au compte supprimé à différentes intersections, vous perdez tout accès aux données et vos règles deviennent non valides ;
  • au niveau supprimé à différentes intersections, vous perdez tout accès aux données et vos règles deviennent non valides ; 
  • à la valeur de dimension personnalisée supprimée à différentes intersections, la règle se met à jour pour inclure uniquement la valeur non catégorisée. La règle demeure valide.  

Pour trouver et corriger les règles d’accès non valides :

  1. Allez à Administration >Règles d’accès
  2. Cliquez sur Exporter.
  3. Enregistrez le fichier et n’apportez aucune modification à aucune règle. 
  4. À partir de l’écran des règles d’accès, cliquez sur Importer
  5. Faites glisser et déposez le fichier exporté dans la boîte. 
  6. En cas de règles non valides, vous obtenez une erreur avec un lien vers le rapport d’erreur. Utilisez le rapport pour corriger les erreurs dans les règles et importer à nouveau. 
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