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Ajouter des calculs à un rapport de matrice

Explique comment ajouter un calcul dans un rapport de matrice pour afficher un sous-total, un écart ou une formule personnalisée.

Ajoutez les calculs suivants à votre rapport de matrice : 

  • Sous-total : Calculez un sous-total mathématique des lignes ou colonnes précédentes. Utilisez des marges vierges pour isoler des comptes spécifiques du sous-total.
  • Différence : Calculez l’écart entre deux éléments dans un niveau.
  • Personnalisé : Créez une formule qui référence les éléments se trouvant dans un niveau. 

Suivez les directives suivantes pour ajouter un calcul à un rapport. Voir Syntaxe des formules pour les calculs d’éléments personnalisés dans les rapports

  • Référencez uniquement les éléments du même type de données. Par exemple, un calcul sur des comptes ne référence que des éléments du compte.  
  • Créez un niveau avant de faire glisser un élément de calcul personnalisé dans le niveau. Par exemple, pour calculer les versions, créez d’abord un niveau de versions. Ensuite faites glisser un élément de calcul personnalisé dans le niveau.
  • Utilisez un calcul sur n’importe quelle section d’un rapport comprenant des lignes, des colonnes, un onglet de feuille ou un filtre.
  • Référencez d’autres éléments dynamiques présents dans le rapport. Ces éléments doivent être du même type de données que le calcul.
  • Référencez d’autres éléments absolus qui ne sont pas dans le rapport. Ces éléments doivent être du même type de données que le calcul. 
  • Référencez un  paramètre  de rapport par le biais d’un élément qui se connecte au paramètre. Voir Paramètres de rapport pour en savoir plus.
  • Référencez d’autres calculs du même type de données. Par exemple, un calcul pour le temps peut référencer un autre calcul d’écart dans le temps. Le calcul ne peut référencer à un autre calcul d’écart entre versions, niveaux ou produits.

Voir Liste des exemples de formules pour des exemples de formule que vous pouvez utiliser avec vos calculs.

Avant de commencer

Comment y parvenir

Compass.png Dans le nav menu, sélectionnez Rapports. Ouvrez un rapport de matrice et sélectionnez Modifier le rapport. Dans le panneau gauche, développez l’élément Calculs .

Ajouter un  sous-total 

Utilisez un élément Sous-total pour  afficher une somme mathématique des éléments précédents. La valeur ne tient pas compte des cumuls de temps, niveau ou de dimension que vous avez définis pour les comptes sous Gestion des modèles.

Par exemple, votre rapport de matrice comprend les comptes GL suivants sur les lignes :

  • Expenses and Allocations
  • Cost of Goods Sold
  • Net Income
  • Non-Operating Income

Vous souhaitez sous-totaliser les comptes Net Income et Non-Operating Income uniquement. Votre rapport enregistré ressemble à ceci :

A subtotal calculation that uses a blank spacer to separate accounts

Procédez comme suit : 

  1. Faites glisser l’élément de calcul Sous-total après le compte Dépenses hors exploitation. 
  2. (Facultatif) Faites glisser une marge vide entre Coût des produits vendus et Revenu net. 
  3. Enregistrez et exécutez le rapport.  

Ajouter un écart 

Utilisez l’élément Différence pour calculer l’écart entre deux éléments dans un niveau tel que l’écart entre deux versions, deux niveaux ou deux clients. 

Afficher l’écart entre deux versions 

Par exemple, votre rapport de matrice comprend les versions suivantes dans les colonnes :

  • Actuals
  • Last Year Budget - Approved

Le rapport inclut les comptes GL suivants sur les lignes :

  • Net Income
  • Expenses and Allocations
  • Assets
  • Liabilities and Equities

Vous souhaitez calculer l’écart entre les deux versions et suivre cette valeur dans le temps. 

sample report shows the use of a Difference calculation element

Procédez comme suit :

  1. Dans les colonnes du rapport, faites glisser l’élément de calcul Différence après les versions.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Différence et sélectionnez Propriétés. Modifiez les propriétés suivantes :
    • Modifiez l’étiquette pour la définir sur "Écart".
    • Cochez la caseInverser le signe pour modifier le signe (de moins à plus) pour des comptes GL spécifiques.
    • Sélectionnez Options de différence. Ensuite, sélectionnez Soustraire la version et À partir de la version.
      Il existe de nombreuses autres propriétés que vous pouvez modifier pour un calcul telles que : style, formatage conditionnel et formatage numérique.
    • Sélectionnez Appliquer.
  3. Enregistrez et exécutez le rapport.

Afficher l’écart entre deux versions et deux périodes

Par exemple, votre rapport de matrice comprend les versions suivantes dans les colonnes :

  • Working Budget pour 2019
  • Forecast de 2018 à 2020

Le rapport inclut les comptes GL suivants sur les lignes :

  • Revenue
  • Non-Operating Expenses
  • Cost of Goods Sold
  • Operating Expenses

Vous voulez calculer l’écart entre les deux versions couvrant deux périodes, 2019 et 2020. 

Diff_Calc_FAQ.png

 Procédez comme suit :

  1. Dans les colonnes du rapport, faites glisser l’élément de calcul Différence après les versions.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Différence et sélectionnez Propriétés. Modifiez les propriétés suivantes :
    • Modifiez l’étiquette pour la définir comme "Écart entre prévision et budget de travail".
    • Sélectionnez Options de différence. Notez que Soustraire la version est Budget de travail et que À partir de la version est Prévision.
    • Pour afficher EX 2019 pour la version Prévision, sélectionnez Année pour Strate, 1 pour Décalage, et En avant.
      Il existe de nombreuses autres propriétés que vous pouvez modifier pour un calcul telles que : style, formatage conditionnel et formatage numérique.
    • Sélectionnez Appliquer.
  3. Enregistrez et exécutez le rapport.

Ajouter un écart pour des éléments non affichés dans le rapport

Vous pouvez ajouter un écart pour des éléments qui ne sont pas affichés dans le rapport. Par exemple, disons qu’un rapport affiche les éléments de temps EX 2018 et EX 2019 . Vous pouvez ajouter un élément Différence précédent pour calculer l’écart entre EX 2016 et EX 2017. EX 2016 et EX 2017 ne sont pas affichés dans le rapport.

Le rapport financier mensuel sur les écarts destinés aux dirigeants est un autre exemple. Le rapport affiche les informations suivantes :

  • Données réelles de la période actuelle
  • Delta par rapport aux données réelles de la période précédente  
  • Delta réel par rapport au budget

La période précédente et le budget ne sont pas affichés dans le rapport, mais sont inclus dans le calcul des écarts.

Ajouter un calcul personnalisé 

Ajouter un calcul personnalisé pour :

  • Sous-totalisez d’autres sous-totaux ou éléments qui ne sont pas proches les uns des autres. L’élément Sous-total n’additionne que les lignes ou colonnes précédentes. 
  • Créer une mesure ou un pourcentage. 
  • Afficher des dépenses comme valeur négative. Par défaut, les deux comptes revenu et dépenses affichent des valeurs positives. 
  • Inversez le signe d’un compte qui n’est pas un compte de frais, passifs ou capitaux propres.

Voir Utiliser l’assistant de formule pour plus de détails sur la création d’une formule. 

Sous-totaliser des éléments non proches les uns des autres

Par exemple, disons que votre rapport inclut des comptes GL sur les lignes. Vous voulez sous-totaliser les comptes Net Income et Non-Operating Income pour afficher votre revenu total.

Use a custom calculation to subtotal elements that are not near each other

Procédez comme suit :

  1. Dans les lignes du rapport, faites glisser l’élément Calcul personnalisé sous le dernier compte GL. 
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Assistant de formule.
  3. Recherchez les comptes Revenu net et Revenu hors exploitation et insérez-les dans la formule. 
  4. Dans le champ Formule, entrez la formule suivante :
    RPT.3900_Net_Income+RPT.5100_Non_Operating_Income
  5. Sélectionnez OK pour fermer l’Assistant de formule.
  6. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Propriétés. Entrez l’étiquette "Revenu total".
  7. Enregistrez et exécutez le rapport.

Créer une mesure ou un pourcentage

Par exemple, disons que votre rapport montre Revenue, Cost of Goods Sold, et Gross Margin (en utilisant un élément Différence). Utilisez un calcul personnalisé pour afficher le pourcentage de marge brute en tant que pourcentage du revenu.  

Use a custom calculation to create a metric or percentage

Procédez comme suit :

  1. Dans les lignes du rapport, faites glisser un élément de calcul Personnalisé sous le compte Marge brute.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Assistant de formule.
  3. Dans le champ Formule, entrez la formule suivante :
    div (RPT.Difference, RPT.4000_Revenue)*100
  4. Sélectionnez OK pour fermer l’Assistant de formule.
  5. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Propriétés. Entrez l’étiquette "Pourcentage de marge brute".
  6. Enregistrez et exécutez le rapport.

Afficher des dépenses  comme valeur négative

Par exemple, disons que votre rapport inclut des comptes GL sur les lignes. Vous voulez afficher le compte parent Operating Expenses avec un format de nombres négatif.

sample report shows the use of a Custom calculation element

Procédez comme suit :

  1. Dans les lignes du rapport, cliquez avec le bouton droit sur le compte Dépenses d’exploitation 6000 et sélectionnez Supprimer.
  2. Faites glisser un élément de calcul personnalisé dans l’emplacement de Dépenses d’exploitation 6000. 
  3. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Assistant de formule.
  4. Développez les comptes GL ou recherchez Dépenses d’exploitation 6000.
  5. Sélectionnez le compte Dépenses d’exploitation 6000 et insérez-le dans la formule.
  6. Dans le champ Formule, après la syntaxe du compte, entrez "*-1". Sélectionnez OK pour fermer l’Assistant de formule.
  7. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul Personnalisé et sélectionnez Propriétés. Modifier les propriétés suivantes :
    • Entrez l’étiquette "Dépenses d’exploitation 6000".
    • Sélectionnez Chiffres puis sélectionnez un format de nombres négatif. Par exemple, sélectionnez un format qui affiche des valeurs négatives avec un signe moins (-). Sélectionnez Appliquer. Le formatage des lignes supplante tout formatage de rapport.
  8. Enregistrez et exécutez le rapport.

Inverser le signe pour un compte

L’option Inverser le signe sur un élément Différence n’inverse que le signe de la différence pour les types de comptes Dépenses, Passifs, Passifs courants, Passifs à long terme et Capitaux propres dans la structure du grand livre. L’option ne s’applique pas si un compte n’est pas un de ces types de compte.

Vous pouvez utiliser un calcul personnalisé pour inverser le signe d’un compte qui n’est pas un compte Dépenses, Passifs ou Capitaux propres. Dans le calcul, vous pouvez placer un signe négatif devant le compte pour inverser le signe.

Par exemple, votre rapport affiche les comptes suivants sur les lignes :

  • Gross Margin
  • Liabilities
  • Equity 

Vous ajoutez un élément Différence pour afficher le changement entre les comptes Liabilities et Equity pour FY2019 et pour la version Working Budget. Vous sélectionnez la propriété Inverser le signe sur l’élément Différence pour inverser le signe (de plus à moins) pour le montant de différence. Comme Gross Margin n’est pas un compte de dépenses, passifs ou capitaux propres, vous utilisez un calcul personnalisé pour inverser le signe de ce compte de plus à moins. 

gross_margin.png

Procédez comme suit :

  1. Dans les lignes du rapport, faites glisser un calcul personnalisé sous le compte Marge brute.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul personnalisé et sélectionnez Assistant de formule.
  3. Dans le panneau gauche, recherchez ou naviguez vers le compte Marge brute et sélectionnez Insérer dans la formule.
  4. Dans le champ Formule, ajoutez -1* devant le code de compte pour Marge brute. Par exemple : -1*[PL_GM].
  5. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de calcul personnalisé et sélectionnez Propriétés. Modifiez l’étiquette pour la définir comme Marge brute
  6. Sélectionnez OK. Enregistrez et exécutez le rapport.
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