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Ajouter des notes à un rapport de matrice

Explique comment ajouter  des notes de rapport et notes de ligne, et afficher des notes de cellule

Utilisez des notes pour collaborer sur les données d’un rapport, par exemple pour expliquer un écart,  un résultat inattendu ou une anomalie. Cela est utile lorsque les utilisateurs ont accès à différents niveaux de partage d’un rapport.

Vous pouvez :

  • Ajoutez une note de rapport à l’intégralité du rapport, par exemple un résumé du rapport.
  • Ajoutez une note de ligne à une ligne spécifique dans un rapport pour fournir des commentaires sur les données contenues dans cette ligne. 
  • Ajoutez une note à un rapport dans une  version verrouillée pour collaborer sur ce rapport avec d’autres utilisateurs.

Notes de rapport et de ligne

Vous pouvez ajouter et afficher des notes uniquement aux niveaux auxquels vous avez accès. Les notes au niveau des enfants se cumulent et sont visibles dans les niveaux parents. Pour afficher les notes de rapport et de ligne, vous devez soit être au niveau auquel l’utilisateur a ajouté les notes soit dans un niveau parent.

Par exemple, le niveau Ventes a deux niveaux enfants, Ventes-Nord et Ventes-Sud. Le responsable de Ventes-Nord peut ajouter et afficher des notes uniquement au niveau Ventes-Nord. Le VP des ventes peut ajouter et afficher toutes les notes de tous les niveaux Ventes.  Le PDG dispose d’un accès au niveau supérieur et peut afficher toutes les notes de tous les niveaux de l’entreprise. 

Lorsque vous ajoutez une note, le nom d’utilisateur et la date sont ajoutés. Vous pouvez également inclure vos informations de niveau dans le le texte de la note.

Notes de ligne dans un rapport avec niveaux

Par défaut, une note de ligne ne s’affiche que dans le niveau auquel vous trouvez lorsque vous ajoutez la note. La note s’affiche également dans les niveaux supérieurs à votre niveau. 

Si un rapport contient des niveaux, les notes de lignes s’affichent en fonction de l’emplacement où les niveaux apparaissent :

  • En tant que paramètre de rapport
  • Dans les colonnes
  • Dans les lignes

Le niveau est un paramètre

Si le niveau constitue un paramètre, vous ajoutez une note de ligne pour le niveau que vous sélectionnez dans la liste déroulante. Par exemple, un rapport affiche des comptes pour les lignes, les niveaux et le temps pour les colonnes, et vous définissez le paramètre Niveau. Dans le visualiseur de rapports, vous sélectionnez Entreprise B comme niveau et exécutez le rapport. Ensuite, vous ajoutez une note de ligne au rapport. La note est associée au niveau Entreprise B et s’affiche uniquement lorsque vous affichez le rapport dans ce niveau. 

Adding a line note to a report where level is a parameter

Les niveaux sont des colonnes

Si les niveaux sont des colonnes, vous ajoutez une note de ligne pour toutes les colonnes de niveau visibles. Par exemple, un rapport affiche des comptes pour les lignes et les niveaux pour les colonnes (Entreprise A et Entreprise B). Vous ajoutez une note de ligne à une ligne (Total 1000 actifs). La note est associée à toutes colonnes de niveau (Entreprise A et Entreprise B).

adding a line note to a report where levels are columns

Les niveaux sont des lignes

Si les niveaux sont des lignes, vous ajoutez une note de ligne uniquement au niveau constituant la ligne. Par exemple, un rapport affiche les niveaux pour les lignes (Entreprise A et Entreprise B) et les comptes pour les colonnes. Vous ajoutez une note de ligne à une ligne enfant sous Entreprise A. La note est associée à la ligne spécifique pour le niveau Entreprise A uniquement.

adding a line note to a report where levels are rows

Avant de commencer

  • Autorisations requises :
    • Accès aux rapports
    • Modifier tous les rapports
  • Un rapport de matrice enregistré. Vous ne pouvez ajouter des notes uniquement qu'après avoir enregistré un rapport depuis le visualiseur de rapports. Voir Créer des rapports de matrice

Comment y parvenir

Compass.png Dans le nav menu, sélectionnez Rapports. Sélectionnez et ouvrez un rapport de matrice. 

Ajouter une note de rapport 

  1. Dans la liste déroulante Notes, sélectionnez Ajouter une note de rapport.  
  2. Entrez votre note et sélectionnez Ok.
    Vous n’avez pas besoin d’enregistrer le rapport pour enregistrer les notes associées.  
     

a report note applies to the entire report

Ajouter une note de ligne

Vous ne pouvez ajouter qu’une note de ligne à :

  • Une ligne permettant d’analyser le rapport. Vous pouvez cliquer avec le bouton gauche de la souris sur une ligne permettant l’analyser et sélectionnez une option pour analyser par exemple : le temps, le flux de trésorerie, l’emplacement. Voir Vue d’ensemble des rapports de matrice pour en savoir plus sur l’analyse dans un rapport.
  • Lignes les plus à droite dans le visualiseur de rapports. Par exemple, si les lignes suivantes s’affichent dans l’ordre indiqué, vous ne pouvez ajouter des notes de ligne qu’aux lignes de la version. Ces lignes apparaissent en dernier, juste avant les colonnes.
    • Niveaux 
    • Comptes
    • Versions

Procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur une ligne permettant l’analyse et sélectionnez Ajouter une note de ligne.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une note pour, entrez votre note et sélectionnez OK.

Modifier les paramètres d’affichage des notes de ligne

Par défaut, l’affichage des notes de ligne est basé sur le paramètre pour Notes dans les propriétés du rapport. Vous pouvez remplacer le paramètre par défaut en sélectionnant une option dans la liste déroulante Notes dans le visualiseur de rapports, et en enregistrant ensuite le rapport.

Modifier comment et où les notes de ligne s’affichent dans un rapport. Dans la liste déroulante Notes, sélectionnez :

  • Afficher en colonne. Affiche les notes de ligne dans une colonne à droite du rapport. Le texte de la note s’ajuste à la largeur de la colonne. Développez ou réduisez le texte ou sélectionnez le numéro exposé lié d’une ligne pour développer et afficher toutes les notes.
  • Afficher sous forme de notes de bas de page. Affiche les notes de ligne dans une section Notes de bas de page à la fin du rapport. Sélectionnez  le numéro en exposé lié d’une ligne pour aller à la note.
  • Afficher en ligne. Affiche les notes de ligne en ligne dans une ligne. Sélectionnez le triangle à côté de l’étiquette de la ligne pour développer ou réduire les notes en ligne. Développez ou réduisez toutes les notes en ligne dans la Liste déroulante Notes. 
  • Masquer. Masque toutes les notes de ligne du rapport. Sélectionnez une option différente pour annuler le masquage.

Exporter un rapport avec des notes

Exportez un rapport vers Excel ou PDF. Si le rapport contient des notes, les notes sont exportées avec les données du rapport. Le format d’exportation que vous sélectionnez détermine la façon dont les notes s’affichent dans le fichier exporté :

  • Export to Excel : Lorsque vous exportez vers Excel, les notes de rapport apparaissent sur une nouvelle ligne Excel à côté de l’étiquette Notes de rapport. Les notes de ligne apparaissent en tant que colonne Note ou sous Notes de bas de page en fonction de leurs paramètres d’affichage. 
  • PDF :  Lorsque vous exportez vers PDF, les notes de rapport apparaissent sous l’étiquette Notes de rapport. Les notes de ligne apparaissent toujours sous Notes de bas de page.

Supprimer des notes

  1. Dans la liste déroulante Notes, sélectionnez Supprimer les notes.
  2. Sélectionnez une option de suppression :
    • Sélectionné. Supprime toutes les notes de rapport et les notes de ligne dans le niveau sélectionné et tous ses niveaux descendants.
    • Toutes. Supprime toutes les notes de rapport et de ligne pour tous les niveaux que le rapport comprend. Utilisez cette option avec prudence.
    • Annuler. Laisse le rapport et les notes de ligne inchangés.

Vous pouvez également supprimer un seul rapport ou une seule note en cliquant sur le X à côté de la note.

Afficher les notes de cellule

Vous pouvez afficher une note de cellule dans un rapport que vous ajoutez à une intersection spécifique de données dans une feuille.

  1. Sélectionnez Modifier le rapport.
  2. Sélectionnez Propriétés du rapport.
  3. Cochez la case Afficher les notes de cellule.

Pour modifier une note de cellule, accédez à la feuille et à la cellule à laquelle vous avez ajouté la note. Vous ne pouvez pas modifier les notes de cellule dans un rapport. Voir Ajouter ou modifier des notes de cellule.

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