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Utiliser le rapport et les notes de lignes pour les révisions budgétaires

Vous pouvez ajouter des notes à une vue HTML d’un rapport de matrice. Ces notes peuvent être associées à des lignes spécifiques du rapport ou à l’ensemble du rapport. Ces notes sont associées aux niveaux et intégrées dans les vues consolidées.

Ce qui suit décrit un cas d’utilisation des notes de rapport et de ligne :
  1. Une entreprise prépare une analyse des écarts budgétaires en fin de période, qui compare le rendement réel au budget. La direction financière est chargée de préparer un rapport d’écart numérique ainsi qu’un rapport écrit expliquant ces écarts. Alors que Adaptive Planning fournit déjà les moyens de produire le rapport numérique, la fonction notes de rapport et en ligne est destinée à faciliter la tâche de rapport écrit. Un livrable spécifique dans un processus. Par exemple, “fermer le GL de la filiale” peut être une tâche dans un processus de clôture de période. Il existe deux types de tâches, les tâches standards et les tâches de flux de travail.
  2. La société fournit un rapport d’écart de période. (Dans notre cas, supposons que cette réconciliation est faite trimestriellement) Le rapport montre l’ensemble des comptes de dépenses et de revenus. Pour chacun, le rapport affiche les données réelles, le budget et l’écart. Grâce à la sécurité en fonction des niveaux Adaptive Planning, chaque utilisateur qui exécute ce rapport voit les chiffres de son niveau (par exemple, le département). L’utilisateur administrateur, par contre, voit le cumul de l’entreprise dans son intégralité. Les cumuls correspondent au total des valeurs cumulées pour des niveaux, des comptes, des périodes ou des fractions. Certains cumuls peuvent être modifiés directement.
  3. Lors de la réconciliation, chaque responsable de département consulte le rapport d’écart avec les données filtrées automatiquement pour son département. Max, le directeur des ventes de la région nord-ouest, note tout écart ayant un intérêt. Peut-être que les frais de déplacement dépassent largement le budget. Le responsable ajoute une note en ligne, pour la ligne de frais de déplacement afin d’expliquer que des déplacements supplémentaires étaient nécessaires dans le cadre d’une opportunité particulière.
  4. Vicky, la vice-présidente des ventes, peut voir le même rapport. Elle voit les numéros de dépenses cumulés, mais voit aussi les commentaires de dépenses de Max. Selon Vicky, les déplacements sont en deçà du budget parce que, même si Max a dépassé son budget, le directeur des ventes de la région sud-ouest n’a pas dépassé son budget. Vicky, qui souhaite comprendre la situation de Max, veut donc changer la vue du rapport d’écart, afin d’afficher seulement le département de Max. Vicky regarde le commentaire de Max pour voir que Max a commenté le niveau des ventes de sa région. Vicky choisit cela à partir du paramètre de niveau associé au rapport, puis voit les chiffres tels que Max les a vus.
  5. Revenant au niveau Ventes, Vicky ajoute un commentaire concernant les déplacements, expliquant que, bien que Max ait dépassé son budget, le département des ventes dans son ensemble a bien respecté son budget.
  6. Bob, l’administrateur, consulte maintenant le formulaire de cumul de l’entreprise du rapport d’écart. Bob voit à la fois les commentaires de Vicky et de Max (ainsi que les commentaires de nombreux autres départements). Bob peut choisir de se renseigner davantage sur les écarts, ou de demander des informations supplémentaires par téléphone ou par courriel.
  7. Bob a maintenant les informations dont il a besoin pour préparer son rapport écrit. Bob examine les commentaires et copie ceux qu’il trouve intéressants dans son document, effectuant quelques modifications le cas échéant.
  8. Bob prend un instantané, une  image statique d’un élément modifiable, comme un cadran ou un tableau de bord. Un instantané montre l’élément à un moment donné et ne se met pas à jour. du rapport d’écart incluant les chiffres et les commentaires. L’instantané devient un document consignant les informations en tant que référence, avec les rapports de réconciliation préparés par Bob. Bob efface ensuite les commentaires du rapport sur les écarts en vue du prochain cycle.