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Adaptive Insights
Knowledge and Support - Adaptive Insights

Aperçu des feuilles

Les feuilles proposent une interface Adaptive Planning aux responsables financiers et planificateurs, permettant d’afficher, de saisir et de mettre à jour des données financières (telles que les données réelles de livre, prévisions, informations personnelles et budgets). On distingue trois types de feuilles : standard, modélisées et cube. 

Comment les feuilles fonctionnent-elles ?

Diagram showing how sheets work.

Vous utilisez les feuilles pour voir et mettre à jour les données stockées sur le Adaptive Insights serveur. Lorsque vous sauvegardez les informations que vous saisissez dans les feuilles, vous mettez à jour les données stockées sur le serveur. 

Avant de commencer

Avant que vous commenciez avec les feuilles :

  • Familiarisez-vous avec les concepts de base Adaptive Suite.
  • Assurez-vous d’avoir accès aux feuilles que vous voulez voir et modifier.
  • Familiarisez-vous avec l'interface et les types des feuilles.
  • Les administrateurs vous affectent des feuilles directement ou aux niveaux, et vous vous déplacez à différents endroits de Adaptive Suite pour les ouvrir.

Accès à la feuille

Quiconque disposant des autorisations Accès aux feuilles peut les consulter. Les autorisations Accès à une feuille modifiable vous permettent également de saisir ou de modifier des données. Les administrateurs affectent des autorisations à votre ID utilisateur. 

Des feuilles ou parties de feuilles peuvent être restreintes. Vous pouvez consulter des feuilles uniquement si vous avez accès aux niveaux affectés à la feuille ou si la feuille a été affectée à votre ID utilisateur.  

Il se peut que vous consultiez une feuille mais il se peut que vous ne puissiez pas consulter les lignes ou colonnes que d’autres utilisateurs peuvent consulter sur la même feuille. Enfin, vous pouvez voir les colonnes et les lignes ainsi que leurs données, mais vous ne pouvez pas modifier les cellules. Par exemple, un utilisateur lié à une vente peut avoir accès aux frais de la feuille, à ses déplacements et à d’autres données relatives aux ventes, mais pas aux données utilisées par le service marketing.  

Si vous pensez que vous devriez pouvoir saisir ou modifier des données qui semblent verrouillées, assurez-vous d’être sur la bonne version et sur le bon niveau de la feuille. Si le problème persiste, adressez-vous à votre administrateur pour obtenir des explications sur vos autorisations utilisateur ou votre accès à la feuille.

Composants des feuilles

Valeurs et calculs sur feuilles

Les valeurs que vous voyez dans une feuille peuvent être calculées avec des données qui ne sont pas affichées sur cette feuille. De même, les données que vous saisissez ou calculez dans une feuille, peuvent affecter les valeurs affichées dans d’autres feuilles. 

Les valeurs calculées utilisent Adaptive des formules qu'un administrateur intègre dans la cellule de la feuille ou que vous saisissez vous-même dans la cellule. Vous pouvez dire qu’une valeur est calculée à l’aide d'une formule lorsque la cellule contient un triangle violet, vous pouvez réaliser une analyse descendante pour voir comment elle a été calculée.  Consultez la légende de la feuille pour comprendre ce que le formatage de la cellule peut vous dire sur les données.

Vous pouvez également saisir des données sans calculs. Apprenez-en davantage sur la façon de saisir et de mettre à jour les données des feuilles.

Dimensions et attributs des feuilles

Les menus déroulants des dimensions et leur valeurs sont définis par l'administrateur de la structure d’organisation. Les dimensions sont utilisées dans tous les types de feuilles et permettent de baliser les niveaux dans la structure d’organisation. Par exemple, une dimension produit représente les lignes de produits et les produits vendus par votre entreprise, une dimension de poste représente les titres de poste affectés aux employés, une dimension région représente les différents bureaux d’une entreprise internationale ou les régions de vente. Les dimensions agissent différemment sur chaque type de feuille. 

Cellules en lecture seule

Si certaines cellules de votre feuille ne peuvent pas être modifiées, vérifiez l’un des éléments suivants ou tous ces éléments :

  • Accès au niveau : Il se peut que vous sélectionniez un niveau auquel vous ne pouvez pas accéder. Vous pouvez uniquement consulter ou modifier des données en fonction de l’accès au niveau affecté à votre ID utilisateur. Ou vous devez sélectionner un niveau sans sous-niveau. Sur l’image ci-dessous : 1 les niveaux avec des sous-niveaux disposent d’une icône Développer/Réduire et 2 les niveaux sans sous-niveau n’en ont pas.

    The difference between levels with sub-levels and levels without sub-levels

  • Feuilles standard avec des types de comptes mixtes : Il se peut que vous essayiez de modifier un compte de modèle, cube ou cube saisi ou lien sur une feuille standard. Vous pouvez uniquement modifier des comptes de grand livre et des comptes personnalisés sur des feuilles standard.
  • Feuilles standard avec période mixte : Il se peut que le compte de grand livre ou personnalisé ait une configuration de temps plus petite que la feuille. Cliquez avec le bouton droit sur le compte de grand livre ou le compte personnalisé que vous souhaitez modifier et sélectionnez Afficher par niveau. La feuille affiche les plus petites périodes et les cellules seront modifiables.
  • Formules principales : Il se peut que les données de la cellule soient calculées à partir des données saisies sur d’autres comptes.
  • Versions verrouillées : Il se peut que vous affichiez une version complètement verrouillée ou verrouillée sur une période définie. Lorsqu’une version est verrouillée, les données ne peuvent pas être modifiées.
  • Flux de travail : Si la fonctionnalité Flux de travail est activée, il se peut que vous affichiez un niveau déjà soumis.
  • Superposition des valeurs réelles : Il se peut que vous affichiez une version complètement remplacée par des données réelles.
  • Autorisations : Vérifiez vos autorisations avec votre administrateur pour confirmer que vous avez accès à la feuille et aux niveaux de feuille :
    • Il se peut que vous soyez un utilisateur d’analyse, vous permettant uniquement d’afficher des feuilles en mode lecture seule.
    • Il se peut que vous n’ayez pas accès à la version ou au niveau que vous avez sélectionné(e) en fonction des autorisations.
    • Il se peut que vous affichiez une feuille, un compte ou une cellule avec des données de salaire. Vous devez disposer de l’autorisation Accès aux détails des salaires pour modifier des données de salaire.

Feuilles standard avec des types de comptes mixtes

Les feuilles standard peuvent également être conçues pour inclure des cellules en lecture seule, en particulier lorsqu’une feuille comprend des types de compte mixtes. Les feuilles avec des comptes mixtes peuvent également avoir des comptes avec différentes configurations de temps. Dans ce cas, vous verrez la période la plus longue. Les comptes avec des configurations de temps plus petites afficheront des valeurs de cumul. 

L’exemple suivant est une feuille standard avec trois types de compte différents, avec des configurations temporelles différentes :

  • Product Revenue est un compte cube configuré quotidiennement. Les données peuvent uniquement être modifiées à partir de la feuille cube.
  • Maintenance Revenue est un compte modèle configuré hebdomadairement. Les données peuvent uniquement être modifiées à partir de la feuille de modèle. 
  • Commission Expense est un compte du grand livre général configuré mensuellement par formule. Les données ne peuvent pas être modifiées directement parce que c’est un calcul basé sur d’autres valeurs.  

La feuille n’affiche que les mois pour tous les comptes, car, avec une configuration de temps mixte, elle affichera la plus grande configuration de tous les comptes inclus. Si vous voulez voir l’entrée hebdomadaire Maintenance Revenue ou  l'entrée quotidienne Product Revenue, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne du compte et sélectionnez Vue adaptative par niveau. Les colonnes afficheront les données hebdomadaires ou quotidiennes par niveau pour le compte.

Comment utiliser les feuilles

  1. Trouver et ouvrir des feuilles.
  2. Sélectionnez la version et le niveau de votre choix.
    • Modifiez l’affichage de la feuille pour trouver les cellules et les données qui vous intéressent.
    • Analyse descendante pour voir d’où proviennent les données et comment elles ont été calculées.
  3. Saisir ou modifier les données déverrouillées. Utilisation :
    • Formules
    • Raccourcis clavier (icône du clavier en bas à droite de votre écran)
    • Fractionnements
    • Copier et coller des valeurs ou des formules
    • Copier vers la droite et récupération
  4. Soumettez vos mises à jour à Adaptive afin que d’autres utilisateurs puissent les consulter. 

Flux de travail et feuilles

Le flux de travail permet à vos administrateurs de mettre en place un processus d’approbation des feuilles par le biais de changements de statut et de notification par courriel. Lorsque vous avez terminé la saisie des données, vous pouvez soumettre la feuille pour approbation. Une fois qu’un niveau ou une feuille est approuvé, vous ne pouvez plus mettre à jour ou modifier les données. 

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