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Adaptive Insights
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Configurer les processus et les tâches

Les tâches et les processus aident les équipes à collaborer pour mener à bien les processus opérationnels tels que la clôture de l’exercice ou l’examen trimestriel du budget. Un processus dans Adaptive Planning est une liste de tâches ordonnées, conçue par un propriétaire de processus, pour orienter les cessionnaires dans leur travail. Chaque tâche standard de la liste contient une description du travail à effectuer, un lien vers ce qui doit être fait, une date cible pour son achèvement, de plus toutes les notes des cession­naires s’ajoutent à la tâche au fur et à mesure que le travail progresse.

Les propriétaires de processus suivent, gèrent et créent les processus via la fenêtre Vue d’ensemble du projet. Cette fenêtre indique le nombre de jours restants pour achever le processus et le statut de chaque tâche.  Les utilisateurs affectés à un processus peuvent vérifier et mettre à jour la tâche qu’ils doivent accomplir. 

Pour afficher les processus et les tâches : 

  1. Rendez-vous sur : Aperçu > des processus.
  2. Depuis le menu Processus, choisissez le processus que vous voulez afficher. Un descriptif des tâches du processus apparaît. Il présente l’échéancier global du processus, son statut et une liste des tâches qui y sont incluses. 
  3. Vous pouvez également utiliser le menu Affecté à pour afficher les processus et les tâches d’un utilisateur spécifique. 
  4. Pour afficher les détails de la tâche (y compris les notes et les pièces jointes), sélectionnez la tâche et cliquez sur  Plus.
  5. Pour imprimer le processus, cliquez sur le bouton Actions au niveau du processus   et sélectionnez Imprimer le processus.

Créer un nouveau processus

Pour créer un nouveau processus :

  1. Rendez-vous sur : Aperçu > des processus.
  2. Cliquez sur le bouton Actions au niveau du processus + à droite du menu Processus et sélectionnez Créer un processus.
  3. Renseignez les champs suivants :
  • Nom : Donnez au processus un nom qui sera significatif pour l’ensemble de votre équipe.
  • Description : Donnez une brève description du processus.
  • Date cible : Quelle est la date de référence du processus ? Il peut s’agir de la date à laquelle le processus doit être terminé ou d’une date critique pour le processus (comme la date de clôture de votre exercice).
  • Ajouter des tâches depuis un processus existant : Si nécessaire, ajoutez toutes les tâches d’un processus que vous avez déjà créé. Vous avez la possibilité de mettre à jour automatiquement les dates d’échéance pour qu’elles correspondent à la nouvelle date cible. S’il existe des tâches de flux de travail, vous avez également la possibilité de réinitialiser la version de celles-ci.
  • Envoyer automatiquement les notifications de tâche : Envoyez automatiquement des notifications de tâches aux cessionnaires au fur et à mesure de leur création ou modification. Cette option est désactivée par défaut pour les processus nouvellement créés

4. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois qu’un processus est conçu, créez-lui des tâches. Seuls les utilisateurs ayant l’autorisation Gérer les tâches peuvent créer une nouvelle tâche.

Créer une nouvelle tâche

Pour créer une nouvelle tâche :

  1. Rendez-vous sur : Aperçu > des processus.
  2. Sélectionner un processus. La nouvelle tâche que vous créez sera incluse dans ce processus.  
  3. Cliquez sur Créer une tâche (à gauche).
  4. Pour chacun des champs, renseignez :
  • Un nom : donnez un nom à la tâche qui sera significatif pour l’ensemble de votre équipe.
  • Une description : fournissez une description de la tâche qui aidera le cessionnaire à la mener à bien.
  • Type de tâche : Choisissez entre :

Tâche standard : Les tâches standard sont associées au contenu, décrit ci-dessous. Ces tâches sont en relation directe avec un cessionnaire. Ce type de tâche doit être attribué à un utilisateur spécifique.

Tâche de flux de travail de niveau : Une tâche qui fait référence à une version et un niveau, qui ne peut pas être attribuée à un utilisateur spécifique et qui peut être visualisée uniquement par des propriétaires du niveau spécifi­que qui ont également accès à la version spécifiée.

Tâche de flux de travail de feuille : Une tâche qui fait référence à une version et une feuille, qui ne peut pas être attribuée à un utilisateur spécifique et qui peut être visualisée uniquement par des utilisateurs ayant accès à cette version et à cette feuille.

  • Contenu : Sélectionnez le type de contenu associé à une Tâche standard.

Aucun : Aucun type de contenu n’est sélectionné. Ce type de contenu est utile pour indiquer les tâches qui doivent être exécutées dans des systèmes ou des outils à l’extérieur du Adaptive Planning.

Feuille : Permet de sélectionner une feuille et une version pour la tâche dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

Rapport : Permet de sélectionner un rapport partagé et une version pour la tâche dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

Feuille d’hypothèse : Permet de sélectionner une feuille d’hypothèse et une version pour la tâche dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

Flux de travail : Permet de sélectionner une version pour la tâche dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

Discovery Tableau de bord : (Discovery détenteurs de licence uniquement) Permet de sélectionner un Discovery Tableau de bord dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

  • Statuts : Complet ou incomplet. Pour les tâches de flux de travail de niveau, le sta­tut du flux de travail (approuvé, approuvé & verrouillé, rejeté, en cours ou soumis) apparaît à la place de l’avatar de tâche.

  • Affecté à : (tâches standard uniquement) Choisissez un propriétaire de tâche chargé de vérifier son achèvement. Vous pouvez rechercher un nom ou un courriel à l’aide de la barre de recherche.

  • Date ou jours d’échéance de la cible du processus : Choisissez soit de spécifier une date exacte, soit de demander au système de compter à partir de la date cible pour le processus auquel la tâche est affectée. Utilisez des nombres négatifs pour les jours précédant la date cible ou des nombres positifs pour les jours suivant la date cible.

    Les dates d’échéance et cibles sont toutes deux liées au fuseau horaire, de so­rte que les utilisateurs les voient en fonction de leur heure locale. Par exemple, si un utilisateur de la côte Pacifique des États-Unis crée une tâche qui est due à 13h00 un jour donné, son collègue de la côte Est la verra comme étant due à 16h00 ce jour-là.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour gagner du temps, vous pouvez cloner une tâche existante (au lieu d’en créer une nouvelle à partir de zéro) et apporter les modifications souhaitées. Sélectionnez une tâche et cliquez sur Clone.

Aviser les propriétaires de tâches

Une fois que vous avez fini de créer un processus et d’ajouter des tâches, avertissez les propriétaires de tâches afin qu’ils puissent suivre leur progression.

  1. Rendez-vous sur : Aperçu > des processus.
  2. Sélectionner un processus.
  3. Cliquez sur le bouton + Actions du processus et sélectionnez Envoyer un courriel de notification.
  4. Saisir un message. 
  5. Sélectionner les destinataires.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Les destinataires reçoivent un courriel avec votre message et un lien pour ouvrir la première tâche du processus. 

Modifier ou supprimer un processus

Pour modifier un processus :

  1. Rendez-vous sur : Aperçu > des processus.
  2. Sélectionnez le processus que vous voulez modifier.
  3. Cliquez sur le bouton + Actions du processus et sélectionnezGérer le processus.
  4. Dans la boîte de dialogue Gérer le processus , vous pouvez :
    • Apporter des modifications aux champs.
    • Ajouter de nouvelles tâches
    • Supprimer le processus (et toutes les tâches associées). 
  5. Cliquez sur Enregistrer.
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