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Adaptive Insights
Knowledge and Support - Adaptive Insights

Excel Interface for Planning Overview

Introduces general information about Excel Interface for Planning, including key features and planning concepts.

Excel Interface for Planning combines the functionality and power of Adaptive Planning with Excel. Check out an interactive visual comparison of the two interfaces.

Once you install Excel Interface for Planning, you can open any Excel spreadsheet and click the Planning tab to connect to Adaptive Planning, so you can view, enter and update the data stored within Adaptive Planning.

 Planning Tab and ribbon in Excel.

Excel Interface for Planning Capabilities

With Excel Interface for Planning you can:

Key Concepts for Adaptive Planning

Comprendre ces concepts clés à propos d’Adaptive peut vous aider à démarrer avec Excel Interface for Planning. Pour obtenir des informations détaillées sur les concepts décrits, consultez le guide Gestion des modèles.

Instance and Model

Une instance désigne l’ensemble des composants structurels qui définissent une entité entièrement fonctionnelle dans Adaptive Planning. On parle parfois d’installation, une instance est composée d’un seul ensemble de comptes, d’une structure d’organisation, de versions, de dimensions, d’attributs, de feuilles, de versions, d’autorisations, d’exercices fiscaux, d’intégrations etc. Adaptive Planning permet d'installer plusieurs instances de son système hébergé, de sorte que les utilisateurs puissent passer de l'une à l'autre.

Pensez à votre instance en tant que votre entreprise et comment elle existe dans la Adaptive Suite. Elle comprend toutes les versions de données réelles et de planification de votre entreprise, ainsi que toutes les données, niveaux, etc. Le modèle de votre instance fait référence aux blocs de construction (les comptes, les niveaux, les hypothèses et les formules)  et à leur relation au sein de Adaptive

Versions

Une version désigne un ensemble de comptes, niveaux et autres données représentant un scénario financier spécifique.  Par exemple, une version peut inclure les valeurs réelles de l’exercice en cours, un budget pour l’année suivante, un cycle de planification triennal et un plan de simulation pour évaluer les effets des opérations commerciales.

Il existe deux types de versions : données réelles et planification. Lorsque vous affichez des données réelles, vous consultez les chiffres réels concernant les ventes, les coûts, etc., qui se sont déjà produits dans le passé. Il peut y avoir plus d’une sous-version des données réelles. Par exemple, vous pouvez avoir une sous-version de données réelles qui divise les données en de plus petits segments, en fonction des niveaux, des dimensions ou des attributs.

D’un autre côté, la planification concerne les données qui sont/ont été prévues ou budgétisées. Ce sont des estimations futures et une instance a généralement plus d’une version de planification. Par exemple, vous pouvez voir une version de planification budgétaire, une version de planification de prévision, un budget de travail ainsi qu’un budget approuvé. Les versions de planification peuvent également être réparties par année, niveau, dimension ou attribut. 

Assumptions

Une hypothèse désigne une valeur globale qui peut être reprise par tous les utilisateurs pour l'écriture de formules dans leurs propres plans. Les hypothèses peuvent varier dans le temps et présenter des valeurs différentes dans les différentes versions, mais elles ont la même valeur sur tous les niveaux et dans chaque compte.

Les hypothèses sont souvent associées à des feuilles affectées par l’utilisateur. Ces feuilles vous permettent de consulter et de mettre à jour les données auxquelles vous n’avez pas accès en temps normal. Par exemple, les frais du département informatique sont affectés à tous les autres départements en fonction du nombre d’ordinateurs dans chaque département. Le responsable du service informatique n’est pas autorisé à saisir des données pour les autres services. Avec une feuille affectée à un utilisateur, le responsable informatique peut entrer le nombre d’ordinateurs pour chaque département. Les données peuvent être utilisées pour calculer l’affectation informatique.

Levels

L’accès de niveau est la principale manière dont votre Adaptive Suite administrateur contrôle l’accès aux données pour certains utilisateurs. Les niveaux qu’un utilisateur peut consulter, représentent les données qu’il peut afficher et mettre à jour. Les niveaux vous aident également à filtrer les données affichées sur les feuilles. 

Les niveaux dans un plan représentent les structures organisationnelles de votre entreprise (par exemple, des services, centres de profit, centres de coûts ou régions géographiques).

Feuilles

Interface de données

Le serveur d’Adaptive conserve les informations, telles que les données réelles du grand livre, les prévisions, les informations sur le personnel et les budgets. Les feuilles de planification fournissent l’interface vous permettant d’afficher, de saisir et de mettre à jour ces données. Avec Excel Interface for Planning, vous accédez aux feuilles de planification via Excel.

Valeurs et calculs

Les valeurs que vous voyez dans une feuille peuvent être calculées avec des données qui ne sont pas affichées sur cette feuille. De même, les données que vous saisissez ou calculez dans une feuille, peuvent affecter les valeurs affichées dans d’autres feuilles. 

Les formules d’Adaptive peuvent uniquement être saisies via l’interface Adaptive. Les formules sont intégrées dans la cellule de la feuille par un administrateur ou vous pouvez les saisir vous-même. Vous pouvez également saisir des données sans calculs. À partir d’Adaptive et de Excel Interface for Planning, vous pouvez déterminer si une valeur est calculée avec une formule Adaptative lorsque le texte est en italique, et vous pouvez effectuer une analyse descendante pour voir comment elle a été calculée. 

Vous ne pouvez pas entrer de formules Adaptive avec Excel Interface for Planning pour votre feuille, mais vous pouvez utiliser des formules Excel pour calculer les données. Bien que la valeur finale soit enregistrée sur le serveur Adaptive, la formule que vous avez utilisée ne sera pas enregistrée. Vous pouvez alors les ajouter à une note de cellule à la place.  

Identifier les types de feuilles

L’aspect des feuilles dépend de leur construction, ce qui affecte également les outils et les capacités de la feuille. Excel Interface for Planning prend en charge les 3 feuilles Adaptive : Standard, modélisée et cube. 

Interface de feuilles standard

Les feuilles les plus simples ont des périodes sur les colonnes, et les comptes ou les niveaux d’organisation sur les lignes. Votre administrateur peut faire référence à celles-ci en tant que feuilles standard. Les cellules de la feuille standard sont des données recoupées entre l’en-tête de ligne et l’en-tête de colonne.

1 L’onglet Modèle inclut généralement des sélections déroulantes pour la version et le niveau ou les comptes uniquement. 

2 Les lignes sont des niveaux ou des comptes. 

3 Les colonnes représentent généralement le temps. 

Feuilles standard avec des types de comptes mixtes

Les feuilles standard peuvent également être conçues pour inclure des cellules en lecture seule, en particulier lorsqu’une feuille comprend des types de compte mixtes. Les feuilles avec des comptes mixtes peuvent également avoir des comptes avec différentes configurations de temps. Dans ce cas, vous verrez la période la plus longue. Les comptes avec des configurations de temps plus petites afficheront des valeurs de cumul. 

L’exemple suivant est une feuille standard avec trois types de compte différents, avec des configurations temporelles différentes :

  • Le revenu produit est un compte cube configuré quotidiennement. Les données peuvent uniquement être modifiées à partir de la feuille cube.
  • Le revenu de maintenance est un compte de modèle configuré chaque semaine. Les données peuvent uniquement être modifiées à partir de la feuille de modèle. 
  • Frais de commission est un compte du grand livre configuré chaque mois par formule. Les données ne peuvent pas être modifiées directement parce que c’est un calcul basé sur d’autres valeurs.  

La feuille n'affiche que les mois pour tous les comptes car, avec une configuration de temps mixte, elle affichera la plus grande configuration de tous les comptes inclus. Si vous voulez voir l’entrée hebdomadaire de revenu de maintenance ou l’entrée quotidienne du revenu produit, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne du compte et sélectionnez Adaptive Afficher par niveau. Les colonnes afficheront les données hebdomadaires ou quotidiennes par niveau pour le compte.

Interface de feuilles cube

Les feuilles peuvent également avoir de nombreuses dimensions le long des lignes et des colonnes, et vous pouvez faire pivoter la feuille pour afficher les données de différentes manières. Votre administrateur peut faire référence à celles-ci en tant que Feuilles cube. Les cellules dans les feuilles cube sont des données de recoupement entre les en-têtes de lignes et de colonnes.

Vous pouvez modifier la feuille de plusieurs manières, comme indiqué dans les dimensions, les filtres et les options disponibles dans l’onglet Modèle. 

Interface de feuilles modélisées

De nombreuses feuilles ont des colonnes étiquetées et les lignes sont simplement des éléments répertoriés. Vous saisissez de nouvelles informations sur les lignes existantes ou nouvelles ; vous pouvez également supprimer des lignes. Votre administrateur peut faire référence à celles-ci en tant que Feuilles modélisées.

Les cellules sont des données répertoriées et il n’y a pas d’en-tête de ligne, seulement des en-têtes de colonne.

Accès à la feuille

Certaines feuilles ou parties de feuilles peuvent être restreintes, de sorte que vous n’ayez pas accès à toutes les feuilles de votre organisation. Il se peut également que vous consultiez une feuille où vous ne pouvez pas voir les mêmes lignes ou colonnes que d’autres utilisateurs sur la même feuille. Enfin, vous pouvez voir les colonnes et les lignes ainsi que leurs données, mais vous ne pouvez pas modifier les cellules. Par exemple, un utilisateur lié à une vente peut avoir accès aux frais de la feuille, à ses déplacements et à d’autres données relatives aux ventes, mais pas aux données utilisées par le service marketing. 

Si vous pensez que vous devriez pouvoir saisir ou modifier des données qui semblent verrouillées, assurez-vous d’être sur la bonne version et sur le bon niveau de la feuille. Si le problème persiste, adressez-vous à votre administrateur pour obtenir des explications sur vos autorisations en tant qu’utilisateur.