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Importer les entrées de journal

Utilisez l’importation d’entrée de journal lorsque vous souhaitez télécharger de nombreuses entrées de journal.

Les entrées de journal sont utilisées pour régler les données chargées ou saisies depuis la source ERP et des systèmes comptables. Elles sont spécifiques à la version, à la période et au niveau. Elles peuvent être récurrentes selon une date donnée. Elles peuvent aussi être définies pour s'inverser automatiquement dans la période suivante.

Pour y accéder : Consolidation > Entrées de journal et cliquez sur Importer à partir de la page de liste.

Pour créer une nouvelle entrée de journal par importation :

  1. Cliquez sur Modèle d’importation dans la boîte de dialogue Importer des entrées de journal.
  1. Renseignez le modèle d’entrée de journal. Reportez-vous aux Instructions du modèle d’importation qui suivent.

La première ligne de chaque entrée du modèle est une ligne d’en-tête. Chaque colonne de la ligne d’en-tête doit être remplie. Pour les journaux numérotés manuellement, chaque colonne de la ligne d’en-tête doit être remplie. Pour les numéros automatiquement numérotés ou non requis, cette colonne peut être laissée vide.  La récupération automatique est une colonne facultative dans le modèle d’importation d’entrée de journal. Saisissez un "Y" dans cette colonne facultative pour définir la récupération automatique de l’importation d’entrée de journal.

  1. Enregistrez le modèle d’importation.
  2. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le modèle d’importation enregistré.
  3. Cliquez sur Télécharger.

Instructions du modèle d’importation

Les instructions du modèle d’importation apparaissent sur le premier onglet du modèle d’importation. Cela inclut un exemple d’importation.

Le tableau suivant décrit les colonnes :

Modèle de colonne Valeurs possibles Description
Version d’entrée de journal Le nom de la version d’entrée de journal sous lequel l'entrée sera comptabilisée. Obligatoire. Il correspond au nom de la sous-version de données réelles de l'entrée de journal, tel que "journaux standard" ou "Ajustements IFRS à GAAP".
Numéro d'entrée de journal Le numéro de journal attribué à cette entrée. Requis pour les entrées de journal qui permettent la numérotation manuelle. Il n'est pas nécessaire de renseigner ce champ en ce qui concerne la sous-version automatique ou avec aucune entrée de journal.4, 5
Niveau Le nom du niveau auquel le journal est attribué. Obligatoire. Le processus d'importation a besoin de connaître le niveau de publication de l'entrée de journal.
Description La description de l'entrée de journal. Obligatoire. Chaque entrée de journal doit avoir une description, contenant jusqu'à 256 caractères. Chaque ligne d'un journal spécifique doit avoir la même description.2
Date La date de l'entrée de journal. Obligatoire. La date doit être au format dd/mm/yy.
Compte Le code du compte qui sera ajusté par l'entrée. Obligatoire. Il doit correspondre au CODE du compte demeurant dans la structure Adaptive à ajuster sur cette ligne.
Débit Le montant qui sera débité sur le compte désigné. Obligatoire. Il correspond au montant du débit à ajuster sur le compte désigné.1
Crédit Le montant qui sera crédité sur le compte désigné. Obligatoire. Il correspond au montant du crédit à ajuster sur le compte désigné.1
Inversion Si le journal s'inverse pendant la période suivante, remplir la ligne avec un "Y". Facultatif. Si la case contient un "Y", le journal va s'inverser le premier jour de la période suivante. Si la case est vide, aucune inversion n'aura lieu.3

Notes :

1 Chaque ligne doit contenir un montant de débit ou de crédit. Les lignes ne peuvent pas être vides à la fois pour le débit ou le crédit, mais ne doivent pas non plus contenir un débit et un crédit simultanément.

2 Si seule la première ligne d'un journal contient une description, cette description s'applique à toutes les lignes.

3 Si seule la première ligne d'un journal contient un "Y", il est supposé que chaque ligne du journal sera inversée.

4 Si sous-version automatique ou si aucune entrée de journal n’est renseignée dans ce champ, le numéro de l'entrée de journal sera ignoré.

5 Numéro de journal ignoré : sur le modèle d’importation lorsque la numérotation de journal pour la version est Aucune ou Auto.

Règles d’importation d’entrée de journal

Cette liste vous aide à éviter les erreurs les plus courantes lors de l’importation d’entrées de journal. Gardez ces règles à l’esprit lorsque vous préparez votre modèle d’importation.

Règle
La version d’entrée de journal doit être créée en premier.
Le préfixe du numéro d’entrée de journal doit correspondre à la définition de la version d’entrée de journal.

(pour les entrées manuelles uniquement)

Le numéro d’entrée de journal n’est requis que pour les importations dans les versions d’entrée de journal manuelle.
Valeurs numériques pour débits et crédits requis
Entrée de journal équilibrée requise
Compte GL valide requis
Accès du niveau au compte GL requis
La date doit être comprise dans la période de début et de fin des versions
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