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Créer une entrée de journal

Vous pouvez créer des entrées de journal en utilisant les méthodes suivantes :

  • créer des entrées de journal une par une.

  • Importer plusieurs journaux simultanément en utilisant le modèle d’importation.

Les entrées de journal résident dans le sous-onglet Entrées de journal sous l’onglet Consolidation. Ce sous-onglet ouvre la page Liste des entrées de journal, qui peut être filtrée pour afficher des entrées spécifiques.

Si la numérotation automatique est activée, ce champ affiche le numéro d’entrée de la prochaine entrée de journal créée dans cette version. Il ne peut pas être modifié.

Une fois défini, les numéros d’entrée de journal manuels ne peuvent pas être modifiés. Vérifiez ces entrées avant d’enregistrer.

Recommandations générales

Lors de la définition d’une entrée de journal dans Consolidation, gardez les recommandations suivantes à l’esprit :

  • Les montants de débit et de crédit doivent être équilibrés.
  • Une version d’entrée de journal est requise.
  • Les entrées de journal sont affichées dans la devise active du niveau sélectionné.
  • Si nécessaire, une option de période de récurrence est disponible.
  • La modification d’une entrée de journal est possible :
    • si la période dans laquelle le journal est comptabilisé n’est pas verrouillée (fermée).
    • Si la version d’entrée de journal n’est pas verrouillée.
  • La récupération d’une entrée de journal est possible dans la période suivante si la période d’initiation n’est pas la dernière période de la version.

Créer une entrée de journal

Condition préalable : Une version d’entrée de journal doit exister avant de pouvoir créer une entrée de journal.

  1. Allez à Consolidation > Entrées de journal.

  2. Cliquez sur Nouvelle à partir de la page de liste.
    La page Créer une entrée de journal s’affiche.

  3. Renseignez les champs de l’en-tête de journal :

  • Version d’entrée de journal : s’il existe plusieurs versions d’entrée de journal, sélectionnez celle où vous souhaitez que cette entrée de journal soit entrée.

  • Date: La date à laquelle l’entrée de journal entrera en vigueur.

  • Niveau : le niveau que l’entrée de journal affecte. Ceci détermine la devise de l’entrée de journal et de ses lignes.

  • Occurrence: Cette liste déroulante affecte les fonctions Récurrence et Récupération automatique. Vous pouvez choisir un horizon temporel de niveau supérieur (par ex. mois) à votre strate de temps racine (par ex. semaine). Sélectionnez l’horizon temporel dans lequel la fonction Récurrence déclenche automatiquement les entrées de journal. Si Récupération automatique est activée, l’horizon temporel déterminera quand l’entrée de récupération sera comptabilisée.

  • Inversion automatique: Sélectionnez cette option pour indiquer que l’entrée de journal sera automatiquement récupérée au cours de la prochaine période.

Si la période suivante est verrouillée pour l’entrée de données, le système affiche la récupération lorsque la période est déverrouillée.

  • Numéro de journal : si la numérotation manuelle est activée pour la version d’entrée de journal sélectionnée, définissez le numéro d’entrée de journal. Le numéro de journal sur les entrées de récupération est ajouté avec un -R. Si la version d’entrée de journal sélectionnée est définie sur AUCUNE numérotation d’entrée de journal, les récupérations sont simplement indiquées avec un -R.

Si une autre personne travaille sur des entrées de journal dans la même version, vos entrées et ses entrées sont automatiquement numérotées dans l’ordre dans lequel elles sont enregistrées, et non l’ordre dans lequel elles sont créées. Le numéro affiché dans le champ Numéro de journal peut ne pas être le numéro attribué à l’entrée de journal lorsque vous l’enregistrez.

  • Préfixe : si la numérotation manuelle est activée pour la version d’entrée de journal sélectionnée, cela affiche le préfixe du numéro de journal. Le préfixe ne peut pas être modifié.

  • Récurrence : entrées de journal numérotées automatiquement. Si vous souhaitez que l’entrée de journal se répète automatiquement chaque période, sélectionnez une période de fin pour sa récurrence. 

  • Description : saisissez une description pour l’entrée de journal. Elle apparaît sur la page Liste des entrées de journal.

  1. Dans la section Lignes de journal , cliquez sur une ligne dans la colonne Compte pour afficher une liste déroulante de tous les comptes.
  2. Recherchez le compte que cette ligne affecte et cliquez dessus.
    Utilisez le champ de recherche pour accélérer ce processus.
  3. Cliquez sur la colonne Débit ou sur la colonne Crédit colonne pour saisir le montant à créditer ou débiter.
  4. Continuez à créer la ligne de journal jusqu’à ce que l’entrée de journal soit complète.
  5. Pour supprimer une ligne, cliquez sur  Delete Icon  pour supprimer.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une entrée de journal

Pour y accéder : Consolidation > Entrées de journal 

Pour modifier une entrée de journal, recherchez l’entrée de journal dans la liste et cliquez sur le lien description . La page Gérer l’entrée de journal s’affiche. Il s’agit de la même interface utilisateur que celle utilisée pour créer des entrées de journal.

Une entrée de journal ne peut pas être modifiée si elle tombe dans une période ou une version verrouillée.

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