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Créer des sous-versions d’entrée de journal

Les entrées de journal résident dans un type spécial de sous-version qui peut uniquement être mise à jour dans les entrées de journal. Cela vous permet de limiter les ajustements manuels afin d’accepter uniquement les entrées équilibrées tout en les présentant dans la forme familière des entrées de journal de type comptable.

Lors de l’affichage d’une version d’entrée de journal sur une feuille, vous ne pouvez pas modifier directement les cellules car elles sont désactivées. De même, étant donné que les versions d’entrée de journal utilisent le même mécanisme de sécurité que d’autres versions, la règle exigeant que toutes les mises à jour de données réelles doivent être effectuées en utilisant des entrées de journal équilibrées peut être appliquée.

Créer des sous-versions d’entrée de journal

Pour créer une sous-version d’entrée de journal, allez à Modélisation >Versions : 

  1. Pour choisir le parent de l’entrée de journal, sélectionnez les données réelles racines ou une quelconque sous-version.
  2. Dans la barre d’outils, sélectionnez Créer une nouvelle version d’entrée de journal NewJournalEntryVersion.png.

  3. Choisissez la façon dont vous voulez que les entrées de journal soient identifiées : 

    • Automatique : Adaptive Insights génère une séquence de numéros d’identification pour chaque nouvelle entrée de journal. Saisissez le préfixe et le numéro de début. Les numéros d’identification sont construits en fonction du numéro de début. 

    • Aucun : Laisse les entrées de journal non identifiées. 

    • Manuel(le): Lorsque vous créez l’entrée de journal, vous saisissez le numéro d’identification. Choisissez un préfixe pour les numéros.

  4. Choisissez le contrôle d’accès pour chaque type d’utilisateur. Si vous masquez la version et que vous l’avez choisie pour la superposition des données réelles sur un plan, toute personne qui peut voir la version de plan peut voir les données de superposition. 

  5. Cochez Piste d’audit pour l’activer ou laissez décoché.

  6. Enregistrer SaveVersion.png ou DiscardChanges.png pour annuler.

  7. Faites glisser et déposez la nouvelle version dans la liste Données réelles uniquement. Elles peuvent également être imbriquées dans des sous-versions de données réelles.

Numérotation d'entrée de journal

Vous pouvez définir les entrées de journal afin qu’elles soient numérotées automatiquement. La numérotation est généralement configurée pendant la création de sous-versions d’entrées de journal, mais elle peut également être configurée après la création de la sous-version.

Si vous modifiez une sous-version d’entrées de journal existante pour qu’elle utilise la numérotation, seules les nouvelles entrées créées après la modification sont numérotées. Les entrées de journal existantes ne se voient pas attribuer de numéros.

Pour configurer la numérotation pour une sous-version d’entrées de journal :

  1. Accédez à Modélisation > Versions.

  2. Cliquez sur la sous-version d’entrées de journal dans la liste de versions.

  3. Dans le panneau Détails de la version :

    • Cliquez sur Automatique dans la liste déroulante Numérotation des entrées de journal et entrez un préfixe ainsi que numéro de début pour la numérotation automatique.

    • Autrement, cliquez sur Manuelle dans la liste déroulante Numérotation d’entrée de journal et entrez un préfixe. 

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Voir Détails des versions d’entrée de journal pour plus d’informations.

Une fois que vous avez sélectionné et mis en œuvre une méthode de numérotation des entrées de journal, la méthode ne peut pas être modifiée. Par exemple, si vous définissez les entrées de journal dans une version particulière pour qu’elles soient numérotées automatiquement, vous ne pouvez plus modifier la version pour numéroter manuellement les entrées de journal. Ceci est fait afin de préserver l’intégrité du format de numérotation attribué à la version.

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