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Vue d’ensemble des règles d’affectation

Présente les règles d’affectation.

Les règles d’affectation distribuent automatiquement les valeurs d’un ou plusieurs niveaux sources de l’organisation à un ou plusieurs niveaux cibles, en utilisant une pondération spécifiée dans la règle. Par exemple, le budget de votre entreprise peut avoir 5 000 USD prévus pour les pièces d’ordinateur. Ce coût peut ensuite être affecté entre différents services sur la base d’une règle d’affecta­tion de sorte que chaque service sache combien il peut dépenser en pièces d’ordinateur.

Les règles d’affectation peuvent également être utilisées pour les dépenses. Par exemple, si votre entreprise loue un nouveau bâtiment pour héberger vos services informatiques et d’ingénierie, les coûts du nouveau bail et de la mutation des services peuvent être affectés à ces deux services, à un ratio déter­miné par l’effectif.

Les Règles d’élimination sont expliquées dans le Guide Consolidation .

Avant de commencer

Autorisation requise : Accès à la gestion des modèles > Règles d'affectation

Comment y parvenir

Allez à Modélisation > Gestion des modèles. Sélectionnez Règles d’affectation dans le menu Règles. 

Allocation Rules in the Rules menu

Interface des affectations

La page Gérer les règles d’affectation affiche la liste des Règles d’allocation, qui répertorie toutes les règles d’affectation dans l’ordre dans lequel elles sont appliquées, ainsi que leur description, les versions qu’elles affectent et leurs périodes de début et de fin.

Vous pouvez :

  • pencil.png Modifier une règle. 

  • redx.png Supprimer une règle. 

  •  Ajuster la position d’une règle. L’ordre dans lequel les règles sont appliquées peut être important car la sortie d’une règle peut affecter l’entrée d’un autre. Assurez-vous que les règles sont dans l’ordre correct pour produire les résultats attendus.

Assurez-vous de sélectionner la règle correcte à supprimer. Cette action ne peut pas être annulée. Les règles d’affectation supprimées doivent être recréées, elles ne peuvent pas être restaurées.

Créer et modifier des règles d’affectation

Pour créer une nouvelle règle, renseignez au minimum les champs obligatoires (marqués d’un * rouge) et sélectionnez Enregistrer.

Pour modifier une règle existante, effectuez les modifications nécessaires et sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez choisir soit l’onglet Définition, soit l’onglet Périmètre de l’éditeur de règles sans perdre vos modifications. Vous pouvez également enregistrer une règle d’affectation partiellement complétée si tous les champs marqués comme requis sont renseignés, mais elle ne prendra effet que si tous les champs nécessaires sont renseignés.

Bonne pratique : Utilisez les valeurs d’attribut de compte pour désigner les comptes d’affectation plutôt qu’une formule. De cette façon, tous les comptes créés ultérieurement et marqués avec la ou les valeurs d’attribut sélectionnées seront automatiquement inclus dans la règle d’affectation. Si vous utilisez une formule, tous les nouveaux comptes doivent être ajoutés manuellement. Il en va de même pour les comptes supprimés ultérieurement. Voir Attributs de compte.

Renseigner les champs et sélectionner les paramètres

Champs et paramètres : Description :
Nom Le nom de la règle. Utilisez un nom descriptif, car les noms des règles apparaissent dans la liste des règles d’affectation et également dans l’explorateur de cellules. Par exemple, “Affectation des frais d’hébergement aux Ventes” est un nom descriptif. “Hébergement aux Ventes” est assez clair dans le contexte de la page Gérer les règles d’affectation, mais moins pratique dans le contexte de l’explorateur de cellules.
Description Ce champ facultatif est utile si plusieurs administrateurs gèrent les règles d’affectation. La description saisie ici apparaîtra sur la page Gérer les règles d’affectation.
Source et cible L’écran sépare les informations des sources et les informations des cibles.

Paramètres de la source

 
Niveaux source  Choisissez les niveaux à partir desquels cette règle affecte des valeurs crédit.
Compte d'affectation crédit Entrez le compte système dans lequel la règle place le montant de compensation affecté à chaque niveau source. Seuls les comptes système sont affichés dans ce sélecteur.
Valeur d'affectation crédit

Le montant à affecter à chaque niveau source. Choisissez l’une des options suivantes :

  • Formule - Utilisez une formule (sélectionnez fx pour ouvrir l’Assistant de formule) afin de calculer le montant à affecter. La formule peut se référer à un ou plusieurs comptes et peut contenir des calculs complexes si nécessaire.

  • Comptes avec attributs - Utilisez des valeurs d’attribut pour sélectionner un groupe de comptes. Tous les comptes correspondant aux attributs sélectionnés verront leurs valeurs additionnées et extraites de chaque niveau source.

Paramètres cibles

 
Niveaux cibles  Choisissez les niveaux dans lesquels cette règle affecte des valeurs débit.
Compte d'affectation débit Le compte système dans lequel la règle placera le montant affecté dans chaque niveau cible. Seuls les comptes système sont affichés dans ce sélecteur.
Formule de pondération Décrit la manière dont les valeurs affectées doivent être réparties entre les niveaux cibles. La formule donnée ici sera évaluée sur chaque niveau cible et utilisée comme pondération pour l’affectation entrante. Les valeurs de formule sont extraites de la version source.
Traiter la pondération comme devise Cochez cette case si la valeur utilisée pour déterminer la pondération est un montant en devise (p. ex. : Revenu). Lorsque cette case est cochée, tous les montants de pondération seront convertis dans la devise du niveau supérieur avant la pondération. Laissez cette case décochée si la formule de pondération n’est pas un montant en devise (par ex. : Effectif).

 

Champs et paramètres de l’écran Périmètre

Champs et paramètres : Description :
S'applique à la version Utilisez la recherche ou faites défiler pour sélectionner les versions auxquelles la règle s’applique. Dans Consolidation, s’il existe plusieurs sous-versions de données réelles et que Données réelles est sélectionné dans le périmètre d’une règle d’affectation, la section Version de données réelles s’affiche. Les valeurs réelles source indiquent quelle version ou sous-version de cumul des données réelles contient les montants sources affectés. Utilisez la liste déroulante Valeurs actuelles cibles pour sélectionner la sous-version dans laquelle les entrées d'affectation seront stockées. Il peut s’agir d’une sous-version de niveau feuille des données réelles. 
Période de la règle Sélectionnez la période à laquelle la règle s’applique. Cela vous permet d’appliquer la règle du début à la fin de la version concernée, ou uniquement à des mois spécifiques compris dans la version.
Conserver les dimensions Choisissez, le cas échéant, les dimensions qui doivent être préservées pendant l’affectation. Si aucune dimension n’est sélectionnée, les niveaux cibles de l’affectation recevront des montants d’affectation débit qui ne sont catégorisés dans aucune dimension.
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