Créer une Feuille de personnel
Ce sujet vous guide dans la création d’une Feuille de personnel type. Vous commencez avec un modèle de feuille modélisé pour le Personnel, puis vous le personnalisez. Plusieurs tâches sont requises pour créer et personnaliser la feuille.
Avant de commencer
- Autorisation requise : Accès à la gestion des modèles > Modèle.
- Voir Créer des feuilles modélisées.
Comment y parvenir
Dans le nav menu, sélectionnez Modélisation.
Créez Dimensions du personnel
Cela permet de gagner du temps pour créer les dimensions nécessaires relatives au personnel avant de commencer sur la feuille.
Dans le menu Modélisation, sélectionnez Dimensions.
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Créez des dimensions pour l’identification des employés, telles que Région ou Code d’emploi. Vous n’avez pas besoin de sélectionner un type de dimension.
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Créez des valeurs pour chaque dimension. Par exemple, une dimension appelée Région peut avoir des valeurs d’Amérique du Nord, d’Amérique du Sud, et d’Asie.
Voir Dimensions pour plus d’informations.
Créez une nouvelle fiche de personnel
Dans les menus Modélisation, sélectionnez Feuilles attribuées à un niveau.
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Sélectionnez le bouton Nouvelle feuille .
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Saisissez un nom de feuille.
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Sélectionnez l’option Créer une nouvelle feuille , puis choisissez Modélisée et Personnel dans les menus déroulants.
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Saisissez unpréfixe du code de compte, puis sélectionnez Suivant.
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Cliquez sur Colonnes et niveaux pour afficher les colonnes déjà incluses dans la feuille. Vous pouvez les modifier, les réorganiser ou les supprimer tel que souhaité. Les colonnes sont : Nom de famille (Texte), Prénom (Texte), Id (Texte), Niveau (Colonne requise), Avantages sociaux (Sélecteur de texte), Date de début (Date), Date de fin (Date), Heures/Semaine (Nombre), Taux de rémunération (Solde initial), et Par (Sélecteur de texte).
- Le modèle de feuille de personnel comprend les comptes calculés. Dans le panneau gauche, sélectionnez Afficher les colonnes.
Vous pouvez ajouter ces comptes à la feuille et les modifier. La meilleure pratique consiste à laisser ces comptes tels quels, sauf si vous souhaitez modifier le Calcul des avantages sociaux Vous pouvez modifier les avantages sociaux en utilisant les fils d’Ariane pour revenir au récapitulatif de la feuille. Sélectionnez ensuite Comptes modélisés.
Les comptes créés automatiquement sont :
- Effectif partiel
monthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)
Cette formule calcule la partie du mois pour laquelle un employé devrait être payé. Pendant le mois de l’embauche (mois de la date de commencement), il est probable que ce soit un mois partiel. -
Effectif
if(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)
Cette formule calcule l’effectif. -
Heures
ROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcount
Cette formule calcule les heures travaillées par mois par un employé rémunéré par heure. -
Salaire
ROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12)
* ROW.PayRate
Cette formule calcule le salaire mensuel d’un ’employé. -
Avantages
ROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)
Cette formule calcule les Avantages sociaux en pourcentage des salaires.
Le taux de rémunération est un autre compte calculé. Ce compte est associé à l’élément de valeur initiale, qui est inclus avec la feuille de personnel par défaut.
- Tarif
if((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)
Cette formule calcule le taux de rémunération de l’employé’, y compris les augmentations planifiées. Les utilisateurs peuvent saisir le taux de rémunération initial de chaque employé’. Les taux de rémunération’ des mois suivants sont calculés sur la base du taux du mois’ précédent et d’une hypothèse de hausse.
Examiner et mettre à jour les dépenses liées aux Avantages sociaux
Sur la feuille du personnel modèle, la dépense des Avantages sociaux est calculée pour 10 pour cent des salaires pour tous les employés qui ont des Avantages sociaux activés. Les choix d’Avantages sociaux sont :
Non
(défaut pour les nouveaux employés.)Oui
Vous pouvez modifier ou supprimer ce calcul d’Avantages sociaux.
Sélectionnez Avantages sociaux (dans le volet central) et examinez les choix (dans le volet de droite). Vous pouvez renommer les choix par défaut de Oui et Non, ajouter de nouveaux choix (par exemple, Plein-temps, Temps-partiel) ou utiliser les touches fléchées pour réorganiser les choix. Le premier choix de la liste est la valeur par défaut lorsque les utilisateurs ajoutent une nouvelle ligne à la Feuille de personnel.
Ces choix d’avantages sociaux sont utilisés dans uncompte calculé nommé Avantages sociaux, avec cette formule :
ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)
Si vous modifiez les choix d'Avantages sociaux, vous devrez peut-être également modifier cette formule. Par exemple, si des choix supplémentaires sont ajoutés au-delà des simples Oui et Non, vous devrez peut-être ajouter une recherche de valeur à cette colonne et mettre le compte calculé à jour afin de référencer la recherche.
Modifier les avantages sociaux
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Utilisez les fils d’Ariane pour revenir au récapitulatif de la feuille, puis sélectionnez Colonnes et niveaux.
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Sélectionnez la colonne Avantages sociaux , mettez à jour les éléments de Sélecteur de texte .
Ajoutez de nouveaux éléments (par exemple, Temps-partiel ou Canada), et modifiez ou remplacez les éléments Oui et Non existants.
Si l’un des éléments du sélecteur de texte est utilisé dans la feuille, il ne pourra pas être supprimé ou renommé.
Ajouter une recherche de valeur
Vous pouvez utiliser les recherches de valeurs pour traduire les informations que les utilisateurs saisissent sur une feuille dans les valeurs de compte calculées. Des recherches mensuelles peuvent être ajoutées pour une dimension personnalisée ou un sélecteur de texte. Par exemple, le texte Oui/Non pourles choix d’Avantages sociaux.
Si vous avez modifié la feuille pour offrir plus de choix d’Avantages sociaux (autres queOui ou Non), vous devez ajouter une recherche.
Pour ajouter une valeur de recherche pour les Avantages sociaux :
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Sélectionnez Avantages sociaux (volet central) et faites défiler jusqu’à Recherches de valeur (volet droit).
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Développez Recherches de valeur et cliquez sur Ajouter une nouvelle recherche de valeur.
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Ajoutez un Nom pour la recherche (par exemple, BenChoices).
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Spécifiez vos préférences pour Afficher en tant que et Décimales.
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Cliquez sur OK pour ajouter la nouvelle recherche, puis sur Enregistrer
pour enregistrer les modifications apportées à la feuille.
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Sélectionnez Recherches > de valeur Avantages sociaux et cliquez sur Modifier
(à côté de BenChoices). Une page apparaît avec une ligne pour chaque choix Avantages sociaux que vous avez créé (Oui, Non, etc.).
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Saisissez les valeurs souhaitées (formule ou nombre) pour chaque choix Avantages sociaux, puis cliquez sur Enregistrer
.
Mettez le Compte calculé à jour
Après avoir créé la recherche, l’étape suivante consiste à modifier le compte calculé Avantages sociaux afin d’inclure la recherche BenChoices dans sa formule.
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Revenez au Récapitulatif de la feuille pour votre Feuille de personnel. Notez qu’il existe un nouveau lien Recherches de valeur sur cette page. Ce lien apparaît parce que vous avez ajouté une recherche de valeur.
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Sélectionnez Comptes modélisés. Lorsque la page Comptes apparaît, sélectionnez le compte calculé Avantages sociaux.
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Faites défiler jusqu’à Type de données (volet de droite).
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Saisissez une nouvelle formule qui multiplie les salaires par la nouvelle recherche. Par exemple :
ROW.Salary*ROW.BenChoices
- Cliquez sur Enregistrer
pour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille.
Vous pouvez modifier les choix dans la colonne Par de la même manière que pour la colonne Avantages sociaux. Les choix par défaut sont par An et par Hr. Ces choix Parsont utilisés dans un compte calculé appelé Salaire. Si les choix Par sont modifiés, la formule de compte Salaire peut avoir besoin d’être également modifiée.
Examiner les Hypothèses d’augmentation de Salaire
Le Modèle du personnel contient déjà deux hypothèses de feuille conçues pour déterminer comment les salaires des employés’ sont automatiquement augmentés au fil du temps. Vous pouvez modifier ou supprimer ces hypothèses.
Les hypothèses ne contiennent aucune valeur, vous devez donc les mettre à jour de sorte que les salaires soient automatiquement augmentés.
- Dans le récapitulatif de la feuille, sélectionnez Hypothèses.
- Vous pouvez saisir des hypothèses d’augmentation qui s’adaptent aux deux scénarios suivants :
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Scénario N° 1 : Tous les employés reçoivent des augmentations dans le même mois, par exemple 5 % tous les mois de mars. Pour configurer ceci, saisissez le numéro du mois (dans ce cas, 3) dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée Pourcentage d’augmentation.
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Scénario N° 2 : Tous les employés reçoivent les augmentations le mois de leur anniversaire. Dans ce cas, saisissez zéro comme numéro de mois dans toutes les cellules de la ligne d’hypothèse intitulée Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée Pourcentage d’augmentation.
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Enregistrez
.
Vous pouvez également créer un compte calculé selon la logique que les employés reçoivent les augmentations le jour de leur anniversaire.
Ajout de Dimensions personnalisées (facultatif)
Selon votre modèle, il peut être utile d’inclure des dimensions personnalisées sur la feuille de personnel. Vous pouvez utiliser des dimensions pour trier et rapporter les données de l’effectif.
Pour ajouter des dimensions personnalisées à la feuille, procédez comme suit :
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Dans le Récapitulatif de la feuille, sélectionnez Colonnes et niveaux.
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Cliquez sur Dimensions (panneau gauche) afin d’afficher la liste des dimensions disponibles pour la feuille.
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Une par une, sélectionnez les dimensions que vous souhaitez ajouter (volet de droite) et faites-les glisser vers le canevas de la feuille (volet central). Dans Propriétés de dimension, spécifiez les Valeurs de dimension à inclure pour chaque dimension.
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Pour chaque dimension que vous souhaitez que les utilisateurs modifient dans la Visionneuse de feuilles, sélectionnez la dimension et sélectionnez Modifier la dimension sur la feuille.
Définir les Propriétés de la Feuille
Contrôle des propriétés de la feuille. Pour définir les propriétés des feuilles’, procédez comme suit :
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Cliquez sur
(dans la barre d’outils) pour définir les propriétés de la feuille.
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Cliquez sur Sécurité. Si nécessaire, sélectionnez Visualiser cette feuille ou toute ligne nécessitant l’autorisation Détails de niveau de salaire. Cela prévient les utilisateurs de la feuille de voir les informations relatives au salaire, à moins d’en avoir la permission.
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Cliquez sur Paramètres et apportez les modifications souhaitées. Reportez-vous à Définir les Propriétés de la Feuille.
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Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications de propriété.
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Cliquez sur
(dans la barre d’outils) pour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille.
Lier les Comptes GL aux Comptes modélisés
Les valeurs des comptes calculés ne sont pas cumulées avec les profits et pertes (P&L) jusqu’à ce qu’un lien soit établi avec les comptes du Grand livre (GL) des comptes appropriés. Le compte GL salaires (par exemple, 7000_01 Salaires &Rémunérations) dans chaque département peut être rempli avec une formule, en le reliant au(x) compte(s) calculé(s) pour les Salaires.
Pour créer une formule liant les comptes GL aux comptes calculés pour votre Feuille de personnel :
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Dans nav menu, sélectionnez Formules.
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Sélectionnez le compte GL salaires qui doit afficher les résultats des calculs de la Feuille de personnel.
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Sélectionnez Définir la formule > Assistant de formule.
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Utilisez l’Assistant Assistant de formule pour créer une formule liant le compte GL salaires au compte modélisé approprié.
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Sélectionnez OK.
Saisissez Effectif par Poste de travail
La feuille de personnel créée à partir du modèle ne dispose pas d’élément de période. Les utilisateurs ne sont pas tenus de saisir des valeurs pour tous les mois du plan où l’effectif sera présent. L’utilisateur spécifie les plans par employé’ et spécifie la date de début, le salaire annuel ou le tarif horaire de chaque employé. La feuille de personnel calcule ensuite toutes les valeurs résultantes dans les périodes appropriées.
Parfois, les gestionnaires de budget veulent planifier des groupes d’employés embauchés dans certaines périodes. Par exemple, un utilisateur peut vouloir planifier l’embauche de quatre nouveaux commerciaux en janvier, trois autres devant être embauchés en mars, etc.
Une solution est d’avoir des feuilles de personnel distinctes pour les différents types de planification de l’effectif. Vous pouvez planifier les effectifs existants sur une feuille de personnel, par personne, comme décrit ci-dessus. Ensuite, vous pouvez créer une feuille de personnel destinée à accueillir les nouveaux employés par poste de travail