Créer une Feuille de personnel

Before You Begin

• Autorisation requise : Accès à la gestion des modèles > Modèle.
• Voir Créer des feuilles modélisées.

How You Get There

 Dans le nav menu, sélectionnez Modélisation. 

Créer des dimensions Personnel

Cela permet de gagner du temps pour créer les dimensions nécessaires relatives au personnel avant de commencer sur la feuille.

 Dans le menu Modélisation, sélectionnez Dimensions.

1. Créez des dimensions pour l’identification des employés, telles que Région ou Code d’emploi. Vous n’avez pas besoin de sélectionner un type de dimension.

2. Créez des valeurs pour chaque dimension. Par exemple, une dimension appelée Région peut avoir des valeurs d’Amérique du Nord, d’Amérique du Sud, et d’Asie.

Voir Dimensions pour plus d’informations.

Créez  une nouvelle fiche de personnel 

Dans les menus Modélisation, sélectionnez Feuilles affectées à un niveau.

1. Sélectionnez le bouton Nouvelle feuille .

2. Saisissez un nom de feuille.

3. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle feuille , puis choisissez Modélisée et Personnel dans les menus déroulants.

4. Saisissez unpréfixe du code de compte, puis sélectionnez Suivant.

5. Cliquez sur Colonnes et niveaux pour afficher les colonnes déjà incluses dans la feuille. Vous pouvez les modifier, les réorganiser ou les supprimer tel que souhaité.  Les colonnes sont : Nom de famille (Texte), Prénom (Texte), Id (Texte), Niveau (Colonne requise), Avantages sociaux (Sélecteur de texte), Date de début (Date), Date de fin (Date), Heures/Semaine (Nombre), Taux de rémunération (Solde initial), et Par (Sélecteur de texte).

6. Le modèle de feuille de personnel comprend les comptes calculés. Dans le panneau gauche, sélectionnez Afficher les colonnes.

Vous pouvez ajouter ces comptes à la feuille et les modifier. La meilleure pratique consiste à laisser ces comptes tels quels, sauf si vous souhaitez modifier le ­Calcul des avantages sociaux Vous pouvez modifier les avantages sociaux en utilisant les fils d’Ariane pour revenir au récapitulatif de la feuille. Puis sélectionnez Comptes modélisés.

Les comptes créés automatiquement sont :

• Effectif partiel
  monthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)
  Cette formule calcule la partie du mois pour laquelle un employé devrait être payé. Pendant le mois de l’embauche (mois de la date de commencement), il est probable que ce soit un mois partiel.

• Effectif
  if(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)
  Cette formule calcule l’effectif.

• Heures
  ROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcount
  Cette formule calcule les heures travaillées par mois par un employé rémunéré par heure.

• Salaire
  ROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12)
* ROW.PayRate
  Cette formule calcule le salaire mensuel d’un ’employé.

• Avantages
  ROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)
  Cette formule calcule les Avantages sociaux en pourcentage des salaires.

Le taux de rémunération est un autre compte calculé. Ce compte est associé à l’élément de valeur initiale, qui est inclus avec la feuille de personnel par défaut.

• Tarif
  if((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)
  Cette formule calcule le taux de rémunération de l’employé’, y compris les augmentations planifiées. Les utilisateurs peuvent saisir le taux de rémunération initial de chaque employé’. Les taux de rémunération’ des mois suivants sont calculés sur la base du taux du mois’ précédent et d’une hypothèse de hausse.

Examiner  et mettre à jour les dépenses liées aux Avantages sociaux 

Sur la feuille du personnel modèle, la dépense des Avantages sociaux est calculée pour 10 pour cent des salaires pour tous les employés qui ont des Avantages sociaux activés. Les choix d’Avantages sociaux sont :

• Non (défaut pour les nouveaux employés.)
• Oui

Vous pouvez modifier ou supprimer ce calcul d’Avantages sociaux.

Sélectionnez Avantages sociaux (dans le volet central)  et examinez les choix (dans le volet de droite). Vous pouvez renommer les choix par défaut de Oui et Non, ajouter de nouveaux choix (par exemple, Plein-temps, Temps-partiel) ou utiliser les touches fléchées pour réorganiser les choix. Le premier choix de la liste est la valeur par défaut lorsque les utilisateurs ajoutent une nouvelle ligne à la feuille Personnel. 

Ces  choix  d’avantages sociaux sont utilisés dans uncompte calculé nommé Avantages sociaux, avec cette for­mule :

ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)

Si vous modifiez les choix  d'Avantages sociaux, vous devrez peut-être également modifier cette formule. Par exemple, si des choix supplémentaires sont ajoutés au-delà des simples  Oui  et  Non, vous devrez peut-être ajouter une recherche de valeur  à cette colonne et mettre le compte calculé à jour afin de référencer la recherche.

Examiner les  Hypothèses d’augmentation de Salaire 

Le Modèle du personnel contient déjà deux hypothèses de feuille conçues pour déterminer comment les salaires des employés’ sont automatiquement augmentés au fil du temps. Vous pouvez mod­ifier ou supprimer ces hypothèses.

Les hypothèses ne contiennent aucune valeur, vous devez donc les mettre à jour  de sorte que les salaires soient automatiquement augmentés.

1. Dans le récapitulatif de la feuille, sélectionnez Hypothèses. 
2. Vous pouvez saisir des hypothèses d’augmentation qui s’adaptent aux deux scénarios suivants :

• Scénario N° 1 : Tous les employés reçoivent des augmentations dans le même mois, par exemple 5 % tous les mois de mars. Pour configurer ceci, saisissez le numéro du mois (dans ce cas, 3) dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée­ Pourcentage d’augmen tation.

• Scénario N° 2 : Tous les employés reçoivent les augmentations le mois de leur anniversaire. Dans ce cas, saisissez zéro comme numéro de mois dans toutes les cellules de la ligne d’hypothèse intitulée  Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée  Pourcentage d’augmen­tation.

3. Enregistrer.

Ajout de Dimensions personnalisées (facultatif) 

Selon votre modèle, il peut être utile d’inclure des dimensions personnalisées sur la feuille de per­sonnel. Vous pouvez utiliser des dimensions pour trier et rapporter les données de l’effectif. 

Pour ajouter des dimensions personnalisées à la feuille, procédez comme suit :

1. Dans le récapitulatif de la feuille, sélectionnez Colonnes et niveaux.

2. Sélectionnez Dimensions (panneau gauche) afin d’afficher la liste des dimensions disponibles pour la feuille. 

3. Une par une, sélectionnez les dimensions que vous souhaitez ajouter (volet de droite) et faites-les glisser vers le canevas de la feuille (volet central). Dans Propriétés de dimension, spécifiez les  Valeurs de dimension à inclure pour chaque dimension.

4. Pour chaque dimension que vous souhaitez que les utilisateurs modifient dans la Visionneuse de feuilles, sélectionnez la dimension et sélectionnez  Modifier la dimension sur la feuille.

Définir les  Propriétés de la Feuille

Contrôle des propriétés de la feuille. Pour définir les propriétés des feuilles’, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône engrenage dans la barre d’outils pour définir les propriétés de la feuille.

2. Cliquez sur  Sécurité.  Si nécessaire, sélectionnez Visualiser cette feuille ou toute ligne nécessitant l’autorisation Détails de niveau de salaire. Le processus empêche les utilisateurs de la feuille de voir les informations relatives au salaire, à moins d’en avoir la permission.

3. Cliquez sur  Paramètres  et apportez les modifications souhaitées. Reportez-vous à Définir les Propriétés de la Feuille.

4. Cliquez sur  OK pour enregistrer les modifications de propriété.

5. Enregistrer.

Lier les Comptes GL aux Comptes modélisés 

Les valeurs des comptes calculés ne sont pas cumulées avec les profits et pertes (P&L)  jusqu’à ce qu’un lien soit établi avec les comptes du Grand livre (GL) des comptes appropriés. Le compte GL salaires (par exemple, 7000_01 Salaires &Rémunérations) dans chaque département peut être rempli avec une formule, en le reliant au(x) compte(s) calculé(s) pour les Salaires.

Pour créer une formule liant les comptes GL aux comptes calculés pour votre Feuille de personnel :

1. Dans nav menu, sélectionnez Formules.

2. Sélectionnez le compte GL salaires qui doit afficher les résultats des calculs de la Feuille de personnel.

3. Sélectionnez Définir la formule > Assistant de formule.

4. Utilisez l’Assistant Assistant de formule pour créer une formule liant le compte GL salaires au compte modélisé approprié.

5. Sélectionnez OK.

Saisissez  Effectif par Poste de travail 

La feuille de personnel créée à partir du modèle ne dispose pas d’élément de période. Les utilisateurs ne sont pas tenus de saisir des valeurs pour tous les mois du plan où l’effectif sera présent. L’utilisateur spécifie les plans par employé’ et spécifie la date de début, le salaire annuel ou le tarif horaire de chaque employé. La feuille de personnel calcule ensuite toutes les val­eurs résultantes dans les périodes appropriées.

Parfois, les gestionnaires de budget veulent planifier des groupes d’employés embauchés dans certaines ­périodes. Par exemple, un utilisateur peut vouloir planifier l’embauche de quatre nouveaux commerciaux  en janvier, trois autres  devant être embauchés en mars, etc.

Une solution est d’avoir des feuilles de personnel distinctes pour les différents types de planification de l’effectif. Vous pouvez planifier les effectifs existants sur une feuille de personnel, par personne, comme décrit ci-dessus. Ensuite, vous pouvez créer une feuille de personnel destinée à accueillir les nouveaux employés par poste de travail