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Créer une feuille de capitalisation

Décrit comment utiliser un modèle de feuille modélisé pour créer une feuille Capital.

Le modèle de feuille de capitalisation crée une feuille sur laquelle les utilisateurs choisissent une classe d’actifs (par exemple, Mobilier) dans une liste déroulante, saisissent le coût de l’actif et les unités dans les colonnes de période. En fonction de la classe d’actifs sélectionnée, la feuille associe automati­quement chaque ligne à la durée d’amortissement appropriée. Vous pouvez également attribuer à chaque ligne d’autres identifiants, comme la région ou le projet.

Cette rubrique décrit la procédure de configuration d’un exemple de feuille de capitalisation. Vous commencez avec un modèle de feuille modélisée pour la capitalisation, puis vous la personnalisez. Plusieurs tâches sont requises pour créer et personnaliser la feuille. Consultez la table des matières pour plus d’informations.

Avant de commencer

Autorisation requise : Accès à la gestion des modèles > Modèle.

Comment y parvenir

Compass.png Dans le nav menu, sélectionnez Modélisation. Dans le menu Feuilles, sélectionnez Feuilles affectées à un utilisateur ou Feuilles affectées à un niveau pour afficher la liste des feuilles de votre modèle.

Créer  une feuille de capitalisation 

Le modèle pour la feuille de capitalisation est renseigné avec les colonnes. Vous pouvez modifier, réorganiser ou supprimer ces colonnes. Les colonnes et types de colonnes suivants sont disponibles : 

  • Classe d’actifs (sélecteur de texte)
  • Étiquette (texte)
  • Niveau(colonne obligatoire)
  • Coût (nombre)
  • Quantité de capitaux (horizon temporel)

Le modèle est renseigné par des comptes calculés. Vous pouvez modifier ou supprimer ces comptes. Il est toutefois recommandé de les conserver tels quels à l’exception des suggestions de modifications suivantes.

Les comptes peuvent être de type :

  • Valeur : ROW.cost * ROW.Quantity
    cette formule est utilisée pour calculer la valeur de l’achat d’immobilisations.
  • Amortissement :  répartition de la valeur du compte à l’aide de la recherche de répartitionDepr_Spread
    Ce compte calculé inclut le résultat de la répartition de l’investissement des valeurs ­d’investissement.

Pour créer une nouvelle feuille de capitalisation :

  1. Dans la liste de feuilles, sélectionnez le bouton Nouvelle feuille .

  2. Saisissez un nom de feuille.

  3. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle feuille , et choisissez Modélisée et Capital dans la liste déroulante.

  4. Ajoutez un préfixe de code de compte, puis cliquez sur  Suivant.

Un récapitulatif  de la feuille s’affiche. Vous pouvez maintenant définir votre feuille Capital modélisée.

Créer une classe d’actifs 

Cette feuille d’immobilisation est conçue pour pouvoir saisir différentes classes d’actifs (par exemple, mobilier, équipement de bureau, ordinateurs, améliorations locatives). Chaque classe peut disposer d’une durée d’amortissement différ­ente. Deux classes d’actifs sont déjà configurées pour vous à votre intention : Mobi& Fix­lier  et  Améliorations locatives. Elles sont créées à l’avance à votre intention dans la   colonne Classes  d'actifs.

Vous pouvez renommer ces classes d’actifs et en ajouter d’autres à cette colonne Sélecteur de texte. Ceci rendra les classes d’actifs disponibles dans un menu déroulant, grâce auquel les utilisateurs peuvent choisir lorsqu’ils travaillent sur une feuille. 

Si les classes d’actifs ont besoin d’être référencées dans des formules hors de cette feuille, utilisez une colonne de dimension personnalisée pour les classes d’actifs au lieu d’un sélec­teur de texte.

Pour créer une nouvelle classe d’actifs :

  1. Dans le Récapitulatif, sélectionnez Colonnes et niveaux pour afficher les éléments de la feuille.

  2. Dans le panneau central, sélectionnez la colonne Classe d’actifs.

  3. Dans l’agrandisseur du Sélecteur de texte (panneau droit), tapez le nom d’une nouvelle classe d’actifs  dans le champ Entrer une nouvelle valeur  et cliquez sur  Ajouter. Après avoir ajouté la nouvelle classe d’actifs, l’étape suivante consiste à définir une recherche d’Amortissement pour les classes d’actifs. 

Vous pouvez modifier, Supprimer ou Réordonner les valeurs du sélecteur de texte pour les classes d’actifs. Le premier choix de la liste est la valeur par défaut lorsque les utilisateurs ajoutent une nouvelle ligne à la feuille decapitaux.

Modifier  une recherche d’Amortissement 

Le modèle d’amortissement pour chaque classe d’actifs est défini dans la Depr_Spreadrecherche de répartition. Une recherche de répartition   traduit le texte saisi ou une dimension sélectionnée en valeurs réparties dans le temps.

Pour ajouter des informations d’amortissement pour les classes d’actifs :

  1. Développez les Recherches de répartition pour  la colonne Classe d’actifs (panneau droit).

  2. Modifiez  la Depr_Spread recherche.  Vous trouverez une liste de recherches de répartition pour les classes d’actifs. 

Vous pouvez également modifier Recherches de répartition à partir du Récapitulatif de la feuille.

  1. Sélectionnez une classe d’actif (volet de gauche) et définissez la Répartition (Mois) et l’Expression de répartition pour l’amortissement.

  • Répartition (Mois)  : Le nombre de mois pendant lesquels l’amortissement est réparti. Par exemple, si Mobilier & Fixtures has a life of three years, enter 36. Entering only a Spread (Months) number and saving crée automatiquement une expression de répartition uniforme sur le nombre de mois que vous entrez.

  • Expression de répartition  : Une plage autant qu’une fraction1:36=1/36. Ceci définit les propor­tions pour chaque mois dans les cellules restantes pour chaque ligne ’ de classe d’actifs. Les expressions de répartition suivent le modèle A:B=n/d,D:C=n/d selon lequel A et C sont des numéros de début de mois B et D sont des numéros de fin de mois. La proportion de répartition est n/d et peut être soit une fraction telle que  1/40, ou un nombre tel que .025.

    Séparez chaque plage par le séparateur spécifique aux paramètres régionaux - soit une virgule (,) ou un point-virgule (;) en fonction de vos paramètres régionaux. Une seule plage est requise. L’expression de répartition n’accepte pas les séparateurs de milliers pour les val­eurs.

  1. Lorsque vous avez terminé d’ajouter la Répartition (Mois) et l’Expression de répartition pour la classe d’actifs, cliquez sur Enregistrer .

Définir les  Propriétés de la Feuille

  1. Dans le Récapitulatif de la feuille pour votre feuille Capital, cliquez sur  Colonnes et niveaux.

  2. Cliquez sur Propriétés  (dans la barre d’outils du panneau central) pour définir les propriétés de la feuille.

  3. Définissez les Détails de la feuille, la Sécurité, et les Paramètres comme souhaité. Reportez-vous à Définir les Propriétés de la Feuille.

  4. Cliquez sur  OK pour quitter les Propriétés de la feuille modélisée.

  5. Cliquez sur  Enregistrer  pour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille. 

Lier les Comptes GL aux Comptes modélisés 

Les valeurs dans les comptes calculés de la Feuille d’immobilisation que vous avez créées ne seront pas cumulées aux comptes GL appropriés jusqu’à ce que vous les liez.

Pour lier votre Feuille d’immobilisation aux Comptes GL :

  1. Dans nav menu, sélectionnez Formules.

  2. Pour chaque compte d’amortissement (il y en a probablement plusieurs, un pour chaque service appro­prié), définissez une formule pour afficher les résultats du calcul de l’amortisse­ment de la Feuille d’immobilisation. 

  3. Sélectionnez un compte d’amortissement dans le menu déroulant  Compte .

  4. Sélectionnez tous les Niveaux

  5. Saisissez une formule (dans le volet de droite) pour lier le compte au compte modélisé approprié à partir de votre feuille d’immobilisation. Utilisez l’Assistant de formule si vous le souhaitez. Par exem­ple :  (ACCT. Depreciation[Asset Class=Computers] + ACCT. Depreciation[Asset Class=LHI]+ ACCT. Depreciation[Asset Class=Furniture])

Ici, vous pouvez référencer la classe d’actif que si elle existe en tant que colonne de dimension personnalisée, et non en tant que colonne de sélection de texte.

  1. Enregistrer.

Vous pouvez également lier les comptes du bilan des immobilisations avec les formules aux comptes calculés à partir de cette feuille. Voir ​Aperçu des formules pour plus d’informations.

Valeur des dépenses d’investissement - Une autre méthode 

Le modèle de feuille d’immobilisation est conçu de sorte que les utilisateurs puissent entrer un prix d’actif et une quantité d’actifs, et la feuille calcule automatiquement les dépenses d’investissement en tant que "prix x quantité." Si vous souhaitez utiliser une méthode de planification différente, vous pouvez laisser la feuille "telle quelle", mais demander aux utilisateurs de saisir un prix de 1 et de saisir les prévisions de dépenses en investissement dans la colonne Quantité de capital. Laisser la feuille "telle quelle " permet aux utilisateurs de choisir d’utiliser la méthode de planification "prix x quantité" ou non.

Si vous ne souhaitez pas utiliser la méthode "prix x quantité", modifiez la feuille afin que les utilisateurs  saisissent les valeurs de dépenses d’investisse­ment.

Pour modifier la feuille :

  1. Recherchez la feuille Capital que vous avez créée et cliquez sur  Modifier.

  2. Sur le récapitulatif de la feuille, sélectionnez Colonnes et niveaux.

  3. Effacez  la colonne des Coûts. Lorsqu’un  message d’avertissement apparaît, cliquez sur  Continuer

  4. Sélectionnez la colonne Quantité d’investissement et renommez-la Dépense d’investissement (ou quelque chose de sim­ilaire) dans Propriétés générales (volet droit).

  5. Enregistrez .

  6. Revenez au Récapitulatif de la feuille et cliquez sur Comptes modélisés.

  7. Modifiez la formule dans la Valeur du compte calculé. La formule se trouve dans l’expandeur Type de données.
    ROW.CapitalSpending

  8. Enregistrez .

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