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Workday Adaptive Planning Knowledge Center

Verrouiller ou masquer les versions

Explique comment masquer ou verrouiller des versions, et ce qui arrive aux données. Décrit également ce qui peut encore changer dans une version verrouillée.

Verrouillez  les versions pour empêcher votre équipe, ou une partie de votre équipe, de modifier les données de la version. Les versions verrouillées  restent visibles et accessibles dans les feuilles, les rapports et les graphiques.

Masquez les versions pour empêcher votre équipe, ou une partie de votre équipe, de voir la version. Masquez les versions qui contiennent des données anciennes, des données non pertinentes ou des données que vous ne souhaitez pas visibles à toute l’équipe.

Les paramètres de version qui bloquent et masquent les versions sont les suivants :

Lock and hide version settings

1 La case Version verrouillée verrouille la version entière pour tous les utilisateurs. Disponible uniquement pour les plans.

2 Les listes déroulantes Contrôle d’accès vous permettent de choisir différents degrés de verrouillage et de masquage par type d’utilisateur. Voir Contrôle d'accès aux versions

3 Le paramètre Verrouiller les premiers mois jusqu’à verrouille des périodes passées  tout en maintenant les périodes futures modifiables pour tous les utilisateurs.

Fonctionnement des versions masquées et verrouillées

Versions masquées

Lorsque vous masquez une version, elle n’est pas disponible pour afficher des feuilles, des rapports ou des tableaux de bord. Vous ne verrez pas de versions masquées dans le sélecteur de version ou dans les éléments des graphiques et des rapports. 

La seule exception est si vous masquez les versions des données réelles que vous utilisez comme superposition des données réelles pour les versions de plan. Toute personne qui peut voir la version de plan peut également voir les données réelles qui s’y superposent. 

Versions verrouillées

Dans le sélecteur de version des feuilles, les versions verrouillées ont une icône de verrouillage : 

Locked Versions.png

Lorsque vous sélectionnez une version verrouillée, vous ne pouvez pas modifier les cellules d’aucun compte dans cette version. 

Vous pouvez affecter ou supprimer des données dans des versions verrouillées et cachées si vous :

  • Modifier la structure du modèle, y compris la structure des niveaux, comptes, dimensions personnalisées, attributs ou calendriers. 
  • Mettez à jour les données réelles qui planifient la référence des formules. Pour éviter cela, vous pouvez verrouiller les premiers mois de la version des données réelles.
  • Modifiez les formules qui ne varient pas en fonction de la version, y compris les comptes calculés modélisés et cubes, les comptes de mesures et les comptes avec les formules maître. 

Pour une liste de ce qui se verrouille et ce qui ne se verrouille pas, voir Options de verrouillage de version

Avant de commencer

Autorisations requises :

  • Accès à la gestion des modèles > Modèle 
  • Accès à la gestion des modèles > Versions

Comment y parvenir

Compass.png Dans nav menu, sélectionnez  Modélisation. Ensuite, dans le menu Versions et Temps, sélectionnez Versions.

Dans la liste de versions, sélectionnez la version à masquer ou verrouiller. 

Verrouiller des versions de plan entières

Utilisez ce paramètre pour verrouiller une version de plan pour tous les utilisateurs.

Cochez la case  Version verrouillée  : 

Plan Version Access Controls.png

Ceci met automatiquement à jour les sélections pour tous les types d’utilisateurs :

  • Cela sélectionne automatiquement  Verrouillé sauf notes pour tous les types d’utilisateurs qui avaient un  Accès complet, ou Importer et notes uniquement.
  • Cela conserve les valeurs pour Verrouillé ou Masqué sélectionnées.

Pour modifier l’accès par type d’utilisateur après avoir coché Version verrouillée :

  1. Tout d’abord, décochez Version verrouillée. 
  2. Choisissez un accès différent dans la liste déroulante de chaque type d’utilisateur.  Accès complet ou Importer et notes uniquement déverrouille la version. 

Choisissez l’option Calculer les valeurs de formule 

Cette option est uniquement disponible pour les versions de plan qui ont Version verrouillée coché. Utilisez-la pour préserver les résultats calculés des formules et références dans la plupart des comptes et pour augmenter les performances des versions verrouillées.

Cette option ne bloque pas les calculs cumulatifs. Bien que les comptes cumulatifs calculent le delta par période, ils n’utilisent pas des formules pour le faire. 

 

Explorer les cellules dans des versions verrouillées avec calcul des valeurs de formule

Préparez-vous à voir des données qui peuvent sembler ne pas avoir de sens lorsque vous explorez les cellules ou affichez les données dans les feuilles de versions verrouillées avec cette option. La formule affichée est à jour et n’est pas nécessairement la formule qui a calculé la valeur quand  vous avez verrouillé la version. La formule évaluée montre ce que la cellule indique actuellement, et non ce qu’elle pointait au moment où la version a été verrouillée.

Dans l’exemple, la cellule explorée utilise une formule qui extrait les données de la superposition des données réelles. La formule évaluée montre la valeur de 500 multipliée par 3, qui ne coïncide pas avec la valeur calculée de 576 602. Cela parce que :

  • Les données réelles ont changé après la verrouillage des calculs. 
  • La formule a changé après le verrouillage des calculs. 

Explore Cell with Calculate Formula Locked.png

Verrouiller des versions de données réelles entières

Vous ne pouvez pas verrouiller complètement vos versions de données réelles. Utilisez plutôt des contrôles d’accès pour limiter les personnes qui peuvent mettre à jour les données. Pour verrouiller efficacement la version des données réelles dans les feuilles :

  1. Sélectionnez une version de données réelles qui n’est pas un cumul dans la liste de versions. 
  2. Choisissez Importer et notes uniquement ou Accès complet pour permettre aux administrateurs d’autoriser un nombre limité d’utilisateurs à importer vos données réelles.
  3. Choisissez Verrouillé pour tous les autres utilisateurs afin d’empêcher quiconque d’effectuer des mises à jour des données.
  4. Enregistrez.

LockActuals.png

Les versions de données réelles qui sont des cumuls, ou qui ont des sous-versions, sont toujours verrouillées. Vous mettez à jour les données en mettant à jour leurs sous-versions.

Masquer ou verrouiller les versions avec des contrôles d’accès

Utilisez ces paramètres pour verrouiller la version par type d’utilisateur.

Verrouiller les versions de données réelles et de plan

Choisissez l’une de ces options pour toute version de plan, ou d’entrée de journal et version de données réelles de niveau feuille. Une version de niveau feuille n’est pas une version parent :

  • Importation et notes uniquement
    Indisponible pour les versions virtuelles. Le type d’utilisateur peut importer les données et mettre à jour les notes. Il ne peut pas mettre à jour les données dans les feuilles.
  • Verrouillé sauf notes
    Indisponible pour les versions virtuelles. Le type d’utilisateur ne peut pas mettre à jour les données ou importer des données. Il peut mettre à jour les notes.
  • Verrouillé
    Disponible pour tous. Le type d’utilisateur ne peut pas mettre à jour les données ou les notes, ni importer les données. 

Masquer les versions de plan

Pour toute version, choisissez Masqué. Le type d’utilisateur ne voit pas la version ou ses données. 

Masquer les versions de données réelles

Lorsque vous masquez une version de données réelles parente, vous masquez toutes les versions qui se cumulent à elle. Les  contrôles d’accès pour les sous-versions sont ignorés. 

Mais vous pouvez accéder aux données de la version masquée si vous utilisez la version comme superposition des données réelles sur un plan qui n’est pas masqué. Toute personne qui peut voir la version de plan peut voir les données réelles, bien qu’elles soient verrouillées.  

Modifier l’accès pour les groupes

Les groupes sont configurés dans Administration > Groupes d’utilisateurs globaux, où vous pouvez ajouter des groupes nouveaux ou existants. Pour modifier l’accès à la version pour des groupes : 

  1. Commencez par examiner l’accès actuel de chaque groupe. Pour ce faire, vous devez cliquer sur Exporter l’accès à la versionExportVersionAccess2.png dans la barre d’outils. Une feuille de calcul Excel est téléchargée sur votre ordinateur. 
  2. Ouvrez la feuille de calcul et triez par version.
  3. Passez en revue l’accès de chaque groupe à la version. 
  4. Pour apporter des modifications, allez à Modélisation >Versions, et sélectionnez la version dans la liste de versions.
  5. Sélectionnez le groupe global dans la liste déroulante Groupe.
  6. Sélectionnez l’accès dans la liste déroulante Niveau d’accès.
    Group version access
  7. Pour choisir l’accès pour un autre groupe, enregistrez la version entre chaque groupe global que vous sélectionnez.

Rendre la sous-version des données réelles visible

Les contrôles d’accès des données réelles sont hérités de la racine en bas de la hiérarchie. Indépendamment du contrôle d’accès d’une version, les versions sont visibles uniquement si leur parent est visible. 

Pour rendre une sous-version des données réelles visible :

  1. Sélectionnez les données réelles et mettez à jour les contrôles d’accès sur Visible
  2. Sélectionnez la sous-version parent suivante et mettez à jour les contrôles d’accès sur Visible. Répétez l’opération pour toute sous-version parent dans la hiérarchie jusqu’à ce que vous ayez atteint la version que vous souhaitez afficher. 
  3. Sélectionnez la version qui n’a pas de cumuls et mettez à jour les contrôles d’accès sur l’une des options visibles (toute option sauf Masqué fonctionnera). 

Verrouiller des parties de versions avec verrouillage des premiers mois

Utilisez ce paramètre pour verrouiller des périodes de la version pour tous. Si vous verrouillez les premiers mois, ceux qui disposent d’un accès complet aux paramètres de contrôle d’accès peuvent modifier les parties de la version qui ne sont pas verrouillées. Les personnes avec un contrôle d’accès limité ne peuvent pas modifier les parties verrouillées ou déverrouillées.  

Lorsque les feuilles ont un segment de temps plus long que la version, (la feuille est par trimestre et la version est par mois), la feuille sera verrouillée à la fin de son segment précédent. Par exemple, si vous avez verrouillé une version jusqu’en avril, une feuille affichant les trimestres sera verrouillée jusqu’au mois de mars, soit la fin du premier trimestre. Voir Verrouiller ou masquer des versions.

Si vous utilisez ce paramètre pour verrouiller une période, il remplace les contrôles d’accès. Par exemple, si vous sélectionnez Accès complet pour Utilisateurs, les utilisateurs ne peuvent pas modifier les périodes spécifiées. Si vous laissez ce paramètre vide, la version est modifiable sauf si définie dans les contrôles d’accès. Voir Verrouiller ou masquer les versions et Contrôles d’accès aux versions.

Pour verrouiller les premiers mois, sélectionnez un :

Lockleading month options.png

1Mois d’achèvement verrouille :

  • Toutes les données réelles   dans les périodes antérieures et y compris le paramètre Valeurs terminées jusqu’à de la version  de données réelles .
  • Verrouille les données du plan jusqu’à cette période pour les comptes qui n’ont pas de superposition de données réelles.
  • Verrouille les données du plan si le Début du plan pour la version est antérieur à la date Valeurs terminées jusqu’à des versions de données réelles. Vous voyez les données du plan au lieu des données réelles, mais les périodes sont verrouillées. 

2 Menu déroulant, où vous pouvez choisir une période spécifique :

  • Verrouille toutes les données jusqu’au jour actuel et incluant cette période.
  • Laisse toutes les données après cette période modifiables par les personnes ayant accès.
  • Laissez vide, la version est modifiable sauf indication contraire dans la section Contrôle d’accès.

Versions avec données provenant d’autres versions

Lorsque vous sélectionnez certaines versions dans les feuilles, les données apparaissent  toujours verrouillées, car les données sont en réalité issues d’une autre version. Les données de ces versions ne sont pas modifiables, mais les versions ne sont pas verrouillées. Les données peuvent changer lorsque les versions contributives sont mises à jour.

Versions avec données verrouillées Pourquoi les données changent Comment empêcher des  modifications

Versions virtuelles

Les données d’une version virtuelle proviennent de deux autres versions. Les données de la version virtuelle changent lorsque les données des versions sources changent.   Pensez à verrouiller les versions contributives.
Données réelles parent  Les données réelles parent affichent les données de cumul qui agrègent les données de leurs sous-versions. Les données dans une version de données réelles parent sont mises à jour lorsque vous mettez à jour les données de sous-version. Utilisez des contrôles d’accès pour verrouiller les sous-versions.
Partie d’une superposition de données réelles d’un plan verrouillé La superposition des données réelles sur un plan change lorsque vous mettez à jour la version de données réelles. Dans la version de données réelles,  choisissez Mois d’achèvement pour le paramètre Verrouiller le premier mois jusqu’à  .
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