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Créer une Feuille de personnel

Décrit comment utiliser un modèle de feuille modélisée pour créer une feuille de personnel.

Ce sujet vous guide dans la création d’une Feuille de personnel type. Vous commencez  avec  un modèle de feuille modélisé pour le Personnel, puis vous le personnalisez.  Plusieurs tâches sont requises pour créer et personnaliser la feuille. Consultez la table des matières pour plus d’informations. 

Créez  Dimensions du personnel 

Cela permet de gagner du temps pour créer les dimensions nécessaires relatives au personnel avant de commencer sur la feuille.

Pour créer des dimensions pour la feuille de personnel, procédez comme suit :

  1. Rendez-vous sur : Modéliser >Gestion des modèles,  et cliquez sur  Dimensions.
  2. Créez des dimensions pour l’identification des employés, telles que Région ou Code d’emploi. Vous n’avez pas besoin de sélectionner un type de dimension.

  3. Créez des valeurs pour chaque dimension. Par exemple, une dimension appelée Région peut avoir des valeurs d’Amérique du Nord, d’Amérique du Sud, et d’Asie.

Reportez-vous à Dimension Administration  pour obtenir des instructions détaillées.

Créez  une nouvelle fiche de personnel 

Pour commencer à créer  une nouvelle Feuille de personnel :

  1. Rendez-vous sur : Modéliser  >Gestion des modèles et cliquez sur  Fiches assignées au niveau.

  2. Cliquez sur  Nouvelle Feuille.

  3. Saisissez un nom de feuille.

  4. Créez une nouvelle feuille. Sélectionnez Modélisé (pour le type de feuille)  et Personnel (pour le modèle de feuille).

  5. Ajoutez un Préfixe de code de compte, puis cliquez sur Suivant. Un récapitulatif de feuille  apparaît.

  6. Cliquez sur  Colonnes et niveaux pour afficher les colonnes déjà incluses dans la feuille. Vous pouvez les modifier, les réorganiser ou les supprimer comme vous le souhaitez.  Les colonnes sont les suivantes :

Nom de famille (Texte), Prénom (Texte), Identité (Texte), Niveau (Colonne requise), Bénéfices (Sélecteur de texte), Date de commencement (Date), Date de fin (Date), Heure/Semaine (Nombre), Taux de rémunération (Solde initial), et Par (Sélecteur de texte)

  1. Le modèle de feuille de personnel comprend les comptes calculés. Cliquez sur Afficher les colonnes sur le côté gauche pour les afficher.

Vous pouvez ajouter ces comptes à la feuille et les modifier. La meilleure pratique consiste à laisser ces comptes tels quels, sauf si vous souhaitez modifier le Calcul des bén­éfices. Vous pouvez modifier Bénéfices en allant sur Récapitulatifde Feuille > Comptes modélisés.

Les comptes créés automatiquement sont :

  • Effectif partiel
    monthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)
    Cette formule calcule la partie du mois pour laquelle un employé devrait être payé. Pendant le mois de l’embauche (mois de la date de commencement), il est probable que ce soit un mois partiel.
  • Effectif
    if(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)
    Cette formule calcule l’effectif.

  • Heures
    ROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcount
    Cette formule calcule les heures travaillées par mois par un employé rémunéré par heure.

  • Salaire
    ROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12)
    * ROW.PayRate

    Cette formule calcule le salaire mensuel d’un ’employé.

  • Avantages
    ROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)
    Cette formule calcule les Avantages sociaux en pourcentage des salaires.

Le taux de rémunération est un autre compte calculé. Ce compte est associé à l’élément de valeur initiale, qui est inclus avec la feuille de personnel par défaut.

  • Tarif
    if((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)
    Cette formule calcule le taux de rémunération de l’employé’, y compris les augmentations planifiées. Les utilisateurs peuvent saisir le taux de rémunération initial de chaque employé’. Les taux de rémunération’ des mois suivants sont calculés sur la base du taux du mois’ précédent et d’une hypothèse de hausse.

Examiner  et mettre à jour les dépenses liées aux Avantages sociaux 

Sur la feuille du personnel modèle, la dépense des Avantages sociaux est calculée pour 10 pour cent des salaires pour tous les employés qui ont des Avantages sociaux activés. Les choix d’Avantages sociaux sont :

  • Non (défaut pour les nouveaux employés.)
  • Oui

Vous pouvez modifier ou supprimer ce calcul d’Avantages sociaux.

Sélectionnez Avantages sociaux (dans le volet central)  et examinez les choix (dans le volet de droite). Vous pouvez renommer les choix par défaut de Oui et Non, ajouter de nouveaux choix (par exemple, Plein-tempsTemps-partiel) ou utiliser les touches fléchées pour réorganiser les choix. Le premier choix  de la liste est la valeur par défaut lorsque les utilisateurs ajoutent une nouvelle ligne à la Feuille de personnel. 

Ces  choix  d’Avantages sociaux sont utilisés en uncompte calculé nommé Avantages sociaux, avec cette for­mule :

ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)

Si vous modifiez les choix  d'Avantages sociaux, vous devrez peut-être également modifier cette formule. Par exemple, si des choix supplémentaires sont ajoutés au-delà des simples  Oui  et  Non, vous devrez peut-être ajouter une recherche de valeur  à cette colonne et mettre le compte calculé à jour afin de référencer la recherche.

Pour modifier les Avantages sociaux   :

  1. Allez sur : Modéliser les feuilles assignées au niveau >Gestion des modèles>.

  2. Recherchez votre feuille de Personnel et cliquez sur Modifier.

  3. Sur le Récapitulatif de la feuille,  cliquez sur Colonnes et niveaux.

  4. Sélectionnez la colonne  Avantages sociaux , mettez à jour les éléments de Sélecteur de texte .

Ajoutez de nouveaux éléments (par exemple, Temps-partiel ou Canada), et modifiez ou remplacez les éléments Oui et Non existants.

Si l’un des éléments du sélecteur de texte est utilisé dans la feuille, il ne pourra pas être supprimé ou renommé.

Ajouter   une recherche de valeur 

Vous pouvez utiliser les recherches de valeurs pour traduire  les informations que les utilisateurs saisissent sur une feuille dans les valeurs de compte calculées. Des recherches mensuelles peuvent être ajoutées pour une dimension personnalisée ou un sélecteur de texte. Par exemple, le texte Oui/Non pourles choix d’Avantages sociaux.

Si vous avez modifié la feuille pour offrir plus de choix d’Avantages sociaux (autres queOui ou Non), vous devez ajouter une recherche. 

Pour ajouter une valeur de  recherche pour les Avantages sociaux :

  1. Sélectionnez Avantages sociaux (volet central) et faites défiler jusqu’à Recherches de  valeur (volet droit).

  2. Agrandissez Recherches de valeur et cliquez sur Ajouter une nouvelle recherche de valeur.

  3. Ajoutez un Nom pour la recherche (par exemple, BenChoices).

  4. Spécifiez  vos préférences pour  afficher en tant que et Décimales.

  5. Cliquez sur OK pour ajouter la nouvelle recherche, puis sur Enregistrer  pour enregistrer les modifications apportées à la feuille. 

  6. Sélectionnez RecherchesValeur Avantages sociaux et cliquez sur Modifier  (à côté de Ben­Choices). Une page apparaît avec une ligne pour chaque choix d’Avantages sociaux que vous avez créé (Oui, Non, etc.).

  7. Saisissez les valeurs  souhaitées (formule ou nombre) pour chaque choix d’Avantages sociaux, puis cliquez sur Enregistrer  .   

Mettez le Compte calculé à jour

Après avoir créé la recherche, l’étape suivante consiste à modifier le compte calculé Avantages sociaux afin d’inclure la recherche BenChoices   dans sa formule.

Pour mettre à jour  le compte calculé :

  1. Revenez au Récapitulatif de la feuille pour votre Feuille de personnel. Notez qu’il existe un nouveau lien Recherches de valeur sur cette page. Ce lien apparaît parce que vous avez ajouté une recherche de valeur. 

  2. Cliquez surComptes modélisés. Lorsque la page  Comptes  apparaît, sélectionnez le compte calculé Avantages sociaux.

  1. Faites défiler jusqu’à Type de données (volet de droite).

  1. Saisissez une nouvelle formule qui multiplie les salaires par la nouvelle recherche. Par exemple :

ROW.Salary*ROW.BenChoices

  1. Cliquez sur Enregistrer  pour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille.

Vous pouvez modifier les choix dans la colonne  Par  de la même manière que pour la colonne Avantages sociaux. Les choix par défaut sont  par An  et  par Hr. Ces choix Parsont utilisés dans un compte calculé appelé Salaire. Si les choix Par sont modifiés, la formule de compte Salaire peut avoir besoin d’être également modifiée.

Examiner les  Hypothèses d’augmentation de Salaire 

Le Modèle du personnel contient déjà deux hypothèses de feuille conçues pour déterminer comment les salaires des employés’ sont automatiquement augmentés au fil du temps. Vous pouvez mod­ifier ou supprimer ces hypothèses.

Les hypothèses ne contiennent aucune valeur, vous devez donc les mettre à jour  de sorte que les salaires soient automatiquement augmentés.

Pour mettre à jour , les hypothèses d’augmentation :

  1. Rendez-vous sur : Récapitulatif de la feuille >Hypothèses sur votre feuille personnelle. 
  2. Vous pouvez saisir des hypothèses d’augmentation qui s’adaptent aux deux scénarios suivants :
  • Scénario N° 1 : Tous les employés reçoivent des augmentations dans le même mois, par exemple 5 % tous les mois de mars. Pour configurer ceci, saisissez le numéro du mois (dans ce cas, 3) dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypo­thèse intitulée  Pourcentage d’augmentation.

  • Scénario N° 2 : Tous les employés reçoivent les augmentations le mois de leur anniversaire. Dans ce cas, saisissez zéro comme numéro de mois dans toutes les cellules de la ligne d’hypothèse intitulée  Mois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intitulée  Pourcentage d’augmen­tation.

  1. Cliquez sur Enregistrer .

Vous pouvez également créer un compte calculé selon la logique que les employés reçoivent les augmentations le jour de leur anniversaire.

Ajout de Dimensions personnalisées (facultatif) 

Selon votre modèle, il peut être utile d’inclure des dimensions personnalisées sur la feuille de per­sonnel. Vous pouvez utiliser des dimensions pour trier et rapporter les données de l’effectif. 

Pour ajouter des dimensions personnalisées à la feuille, procédez comme suit :

  1. Obtenez des dimensions personnalisées en allant à Récapitulatif des feuilles >Colonnes et niveaux sur  votre feuille de personnel.

  2. Cliquez sur Dimensions> d’éléments  (volet de gauche) afin d’afficher la liste des dimensions disponibles pour la feuille. 

  3. Une par une, sélectionnez les dimensions que vous souhaitez ajouter (volet de droite) et faites-les glisser vers le canevas de la feuille (volet central). Dans Propriétés de la dimension, spécifiez  les Valeurs de la dimension à inclure pour chaque dimension.

  4. Pour chaque dimension que vous souhaitez que les utilisateurs modifient dans la Visionneuse de feuilles, sélectionnez la dimension et sélectionnez  Modifier la dimension sur la feuille.

Définir les  Propriétés de la Feuille

Contrôle des propriétés de la feuille. Pour définir les propriétés des feuilles’, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur   (dans la barre d’outils) pour définir les propriétés de la feuille.

  2. Cliquez sur Sécurité.  Si nécessaire, sélectionnez Visualiser cette feuille ou l’une de ses lignes nécessite l’autorisation Information du niveau de salaire. Cela prévient les utilisateurs de la feuille de voir les informations relatives au salaire, à moins d’en avoir la permission.

  3. Cliquez sur Paramètres  et apportez les modifications souhaitées. Reportez-vous à Définir les Propriétés de la Feuille.

  4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications de propriété.

  5. Cliquez sur Enregistrer  (dans la barre d’outil) pour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille.

Lier les Comptes GL aux Comptes modélisés 

Les valeurs des comptes calculés ne sont pas cumulées avec les profits et pertes (P&L)  jusqu’à ce qu’un lien soit établi avec les comptes du Grand livre (GL) des comptes appropriés. Le compte GL salaires (par exemple, 7000_01 Salaires &Rémunérations) dans chaque département peut être rempli avec une formule, en le reliant au(x) compte(s) calculé(s) pour les Salaires.

Pour créer une formule liant les comptes GL aux comptes calculés pour votre Feuille de personnel :

  1. Rendez-vous sur : Formules.

  2. Sélectionnez le compte GL salaires qui doit afficher les résultats des calculs de la Feuille de personnel.

  3. Cliquez sur  Définir la formule> Assistant de formule.

  4. Utilisez l’Assistant Assistant de formule pour créer une formule liant le compte GL salaires au compte modélisé approprié.

  5. Cliquez sur Ok.

Saisissez  Effectif par Poste de travail 

La feuille de personnel créée à partir du modèle ne dispose pas d’élément de période. Les utilisateurs ne sont pas tenus de saisir des valeurs pour tous les mois du plan où l’effectif sera présent. L’utilisateur spécifie les plans par employé’ et spécifie la date de début, le salaire annuel ou le tarif horaire de chaque employé. La feuille de personnel calcule ensuite toutes les val­eurs résultantes dans les périodes appropriées.

Parfois, les gestionnaires de budget veulent planifier des groupes d’employés embauchés dans certaines ­périodes. Par exemple, un utilisateur peut vouloir planifier l’embauche de quatre nouveaux commerciaux  en janvier, trois autres  devant être embauchés en mars, etc.

Une solution est d’avoir des feuilles de personnel distinctes pour les différents types de planification de l’effectif. Vous pouvez planifier les effectifs existants sur une feuille de personnel, par personne, comme décrit ci-dessus. Ensuite, vous pouvez créer une feuille de personnel destinée à accueillir les nouveaux employés par poste de travail

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