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Adaptive Insights
Knowledge and Support - Adaptive Insights

Intégration NetSuite - Configuration

Les clients Adaptive qui sont également des clients NetSuite peuvent automatiser l’importation des données réelles de leurs comptes NetSuite dans leur modèle Adaptive Planning ou Adaptive Consolidation (désigné ici comme un modèle Adaptive ).

Cette importation est réalisée à l’aide du connecteur NetSuite. Une fois que le connecteur NetSuite a été acheté pour un modèle Adaptive alors les utilisateurs disposant des autorisations administratives nécessaires peuvent accorder l’NetSuite autorisation d’installation à n’importe quel rôle (Administration > Créer et affecter des rôles, définir des autorisations de rôle > Modifier > NetSuite Configuration). Un utilisateur avec ce rôle peut ensuite configurer le connecteur NetSuite en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Les procédures ci-dessous supposent que la personne qui les exécute dispose des autorisations administratives nécessaires pour son modèle Adaptive .

Configuration de l’intégration

La configuration du connecteur NetSuite ne doit être effectuée qu’une seule fois pour chaque modèle Adaptive . Pour la procédure d’installation, vous aurez besoin de :

  • L’identifiant du compte NetSuite de votre entreprise
    Si vous n’êtes pas certain de l’identifiant du compte de votre entreprise, connectez-vous à NetSuite et allez sur Support > Service client > Contact Support téléphonique. Le numéro de compte s’affiche dans une fenêtre contextuelle.
  • L’adresse courriel et le mot de passe pour un utilisateur NetSuite avec le rôle administrateur dans votre entreprise.
    Cela peut être soit un utilisateur NetSuite existant avec le rôle Administrateur (administrateur de rôle 3 NetSuite), soit un utilisateur spécifiquement créé pour le processus d’intégration. 

Pour effectuer la configuration de l’intégration :

  1. Connectez-vous à votre modèle Adaptive
  2. Allez sur Intégration > Configuration NetSuite  dans Adaptive.
    Une fois que le connecteur NetSuite a été acheté pour votre instance,  vous verrez un lien Configuration NetSuite sous le menu Intégration  si vous avez l’autorisation d’installation NetSuite.   
  3. Saisissez l’adresse de courriel, le mot de passe et l’identifiant du compte NetSuite de l’utilisateur. Ces champs sont obligatoires. Le champ Identifiant de rôle est facultatif. Saisissez un identifiant de rôle si l’importation doit être effectuée par un utilisateur avec un rôle autre qu’Administrateur. 
  4. Si votre entreprise a acheté le pack Adaptive Insights pour Netsuite sur NetSuite Bundle Marketplace (recommandé), cochez la case Amélioration de l’analyse à l’aide du pack.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Après avoir cliqué sur Enregistrer , Adaptive tente de se connecter à NetSuite pour établir l’intégration. Si la connexion est réussie, cet écran confirmera l’intégration et affichera l’identifiant NetSuite du compte. Si la connexion échoue, l’écran affichera un message d’erreur avec une description du problème.

Pour des raisons de sécurité, le mot de passe et l’adresse de courriel NetSuite des utilisateurs ne sont pas stockés dans Adaptive et ses applications.

Conserver le statut d’administrateur du rôle 3 dans NetSuite et le rôle de service Web uniquement

Vous ne pouvez pas démarrer le processus d’intégration NetSuite Basic (NetSuite OEM) en utilisant un rôle de service Web NetSuite uniquement. NetSuite requiert d’abord un administrateur de rôle 3 pour initier le SSOLogin afin qu’un jeton d’authentification puisse être transmis à Adaptive.

Cet NetSuite utilisateur administrateur initial de rôle 3 dans NetSuite doit conserver son statut de rôle 3 ou l’intégration de NetSuite avec Adaptive cessera de fonctionner.

Si l’utilisateur initial de NetSuite perd son statut d’administrateur de rôle 3, vous devrez mettre à jour l’utilisateur d’importation vers un nouvel administrateur de rôle 3. Après la mise à jour de l’utilisateur d’importation pour un nouvel utilisateur administrateur de rôle 3, remplacez l’utilisateur d’importation par un utilisateur différent disposant du rôle de services Web uniquement.

Créer un utilisateur d’intégration Adaptive Planning

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un nouveau compte utilisateur exclusivement pour effectuer des importations NetSuite de données. Cela protège contre la perte de l’intégration si le premier compte utilisateur devenait invalide, mais ce n’est pas indispensable.

Si vous ne souhaitez pas utiliser l’un de vos sièges NetSuite spécifiquement pour gérer le processus d’intégration et d’importation, vous pouvez utiliser les instructions ci-dessous pour configurer un utilisateur existant avec les autorisations appropriées.

Pour configurer un utilisateur d’intégration Adaptive Planning :

  1. Créer un nouveau rôle dans NetSuite appelé Adaptive.
    Ce rôle doit être un rôle d’accès aux services Web uniquement, avec les autorisations suivantes :
  • Transactions > Trouver les transactions – COMPLÈTE
  • Transactions > Mettre en place des budgets – COMPLÈTE
  • Listes > Effectuer une recherche – COMPLÈTE
  • Listes > Comptes – AFFICHAGE
  • Listes > Classes – AFFICHAGE
  • Listes > Clients – AFFICHAGE
  • Listes > Départements – AFFICHAGE
  • Listes > Éléments – AFFICHAGE
  • Listes > Emplacements – AFFICHAGE
  • Listes > Filiales – AFFICHAGE
  • Rapports > Feuille de solde – AFFICHAGE
  • Rapports > Compte de résultat – AFFICHAGE
  • Rapports > États financiers – AFFICHAGE
  • Configuration > Services Web – COMPLÈTE
  • Configuration > Gérer les périodes comptables – AFFICHAGE
  • Configuration > Listes de comptabilité – MODIFIER
  1. Si vous êtes un client OneWorld NetSuite avec plusieurs filiales, accordez l’accès au rôle à toutes les filiales et cochez la case d’autorisation d’affichage des enregistrements entre filiales.
  2. Notez l’identifiant interne du rôle
    Si l’identifiant interne n’apparaît pas, définissez Accueil > Définir les préférences > Général > Par défaut > Afficher les identifiants internes sur T.
  3. Créez un nouvel utilisateur dans NetSuite appelé Intégration Adaptive Planning et affectez le rôle Adaptive à cet utilisateur.
  4. Revenez à l’écran de configuration de l’intégration de NetSuite dans votre modèleAdaptive .
  5. Cliquez sur Mettre à jour l’utilisateur d’importation.
  6. Saisissez l’adresse de courriel, le mot de passe et l’identifiant de rôle et l’identifiant de compte Adaptive Planning d’’intégration. L'identifiant de compte se trouve dans NetSuite sur la page des préférences du service Web sous le menu Configuration. L’identifiant de rôle est l’identifiant interne que vous avez noté précédemment.

Réinitialiser l’écran de configuration de l’intégration

Une fois l’intégration NetSuite terminée, un bouton Réinitialiser la connexion s’affiche en bas de la page. Cliquer sur ce bouton désactivera l’intégration de NetSuite et empêchera le transfert des données de NetSuite vers Adaptive. Réinitialiser l’intégration ne supprimera pas les mappages ou les chiffres réels importés au préalable.

L’intégration peut être facilement restaurée en entrant de nouveau une adresse courriel, un mot de passe et un numéro de compte NetSuite sur la page de configuration de l’intégration de NetSuite décrite ci-dessus.

Mise à jour de l’utilisateur d’importation

Pour modifier l’utilisateur NetSuite associé à l’importation, cliquez sur Mettre à jour l’utilisateur d’importation. Cette action va faire apparaître l’écran d’intégration du programme d’installation de NetSuite, où les spécifications du nouvel utilisateur d’importation peuvent être saisies.

Incidence des modifications apportées au compte NetSuite de l’utilisateur d’importation

Une fois l'intégration NetSuite créée, les données peuvent être transférées de NetSuite à Adaptive par l’utilisateur d’importation. Toute modification ultérieure apportée à cet utilisateur dans NetSuite peut invalider le lien entre les deux systèmes et provoquer l’échec des importations de données suivantes. À savoir :

  • La modification du mot de passe d’un utilisateur dans NetSuite n’invalide aucun lien Adaptive NetSuite faisant référence aux informations d’identification de cet utilisateur.
  • La modification du rôle par défaut d’un utilisateur dans NetSuite n’invalide aucun lien Adaptive NetSuitefaisant référence aux informations d’identification de cet utilisateur.
  • Modifier un utilisateur dans NetSuite pour qu’il n’ait plus l’autorisation d’accéder aux données nécessaires à l’importation, entraînera l’échec des importations suivantes.
    Pour remédier à cela, un administrateur Adaptive disposant des autorisations d’administration de configuration NetSuite doit mettre à jour l’utilisateur d’importation pour qu’il soit un utilisateur de NetSuite valide ayant les autorisations requises.
  • Modifier un utilisateur dans NetSuite pour qu’il ne soit plus un utilisateur valide, entraînera l’échec des importations suivantes.
    Pour remédier à cela, un administrateur Adaptive disposant des autorisations d’administration de configuration NetSuite doit mettre à jour l’utilisateur d’importation pour qu’il soit un utilisateur de NetSuite valide ayant les autorisations requises.

Configuration de la catégorie

L’écran Configuration de la catégorie NetSuite peut être consulté depuis l’onglet Importer sur l’écran Intégration. Cliquez sur le lien Intégration en haut à droite de n’importe quel page dans Adaptive puis cliquez sur l’onglet Importer. Si vous n’avez jamais configuré de mappages de catégories pour NetSuite sur cette installation Adaptive alors vous verrez un sous-onglet Configuration NetSuite de catégorie. Cliquez sur cet onglet pour accéder à l’écran Configuration NetSuite de catégorie.

Si vous avez déjà configuré des mappages de catégories pour Netsuite sur cette installation Adaptive alors vous verrez un sous-onglet appelé Importer les mappages de catégories Netsuite. Cliquez dessus, puis cliquez sur Configuration NetSuitede catégorie en bas de l’écran.

Avant d’effectuer la première importation depuis NetSuite, vous devez mapper les catégories NetSuite en cours d’utilisation avec les dimensions Adaptive correspondantes.

Sur cet écran, un administrateur peut spécifier comment les catégories NetSuite (par exemple, Filiale, Département, Classe, etc.) se rapportent aux dimensions dans Adaptive (par exemple, Compte, Niveau, etc.). L’association établie sur cet écran peut être plus complexe qu’une relation simple et directe. Plusieurs catégories NetSuite peuvent être mappées à une seule dimension dans Adaptive, ou une seule catégorie NetSuite peut être associée à plusieurs dimensions dans Adaptive.

Les associations créées dans cet écran sont des aspects de la connexion qui ne changeront pas souvent. Ces associations déterminent les choix qui sont présentés à l’utilisateur qui effectue l’importation, soit pendant le processus d’importation, soit via la page de NetSuite Mappages de catégories.

  • Si plusieurs catégories NetSuite sont associées à une même dimension Adaptive alors les valeurs de ces catégories sont concaténées et mappées en même temps, comme s’il s’agissait d’une seule catégorie. Par exemple, si Département et Emplacement sont tous deux associés à un niveau, alors l’écran de mappage d’importation va afficher des choix tels que Ingénierie États-Unis ou Ventes Londres.
  • Si une seule catégorie NetSuite est associée à deux dimensions Adaptive, alors le mappage apparaît pour les deux dimensions. Par exemple, si Classe est associée à la fois à Région et à Produit, alors l’écran de mappage d’importation va afficher les deux dimensions, permettant à l’utilisateur de mapper Amériques : Produit A à Amériques dans une instance et Amériques : Produit A à Produit A dans une autre.

Comment configurer les catégories NetSuite

Sur l’écran Configuration de la catégorie NetSuite, à côté de chacune des catégories NetSuite vous verrez des listes déroulantes. Les listes déroulantes afficheront Compte et Niveau, ainsi que toutes les dimensions personnalisées configurées pour votre modèle.

Pour mapper les catégories NetSuite aux dimensions Adaptive sélectionnez la dimension correspondante pour chaque catégorie à l’aide des listes déroulantes. Si plusieurs catégories NetSuite sont mappées à une dimension Adaptive sélectionnez alors cette même dimension dans la liste déroulante de ces catégories.

Pour associer une catégorie à plusieurs dimensions, cliquez sur le lien Ajouter à côté de la liste déroulante. Jusqu’à trois listes déroulantes supplémentaires peuvent être ajoutées pour chaque catégorie, pour un total de quatre dimensions affectées à cette catégorie.

Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé.

Configuration des mappages de catégorie NetSuite (valeurs de mappage)

Une fois la configuration de la catégorie terminée, le lien du sous-onglet Mappages de catégories NetSuite mène à cette page de mappage. Ici, l’importateur peut spécifier des correspondances entre les valeurs de la catégorie NetSuite et les valeurs de dimension Adaptive du modèle. Cette liste sera vide jusqu’à ce qu’une importation ait été effectuée.

Importer de NetSuite

Une fois les configurations d’intégration et de catégorie NetSuite entièrement configurées, l’utilisateur d’importation peut effectuer des importations à partir de NetSuite dans l’onglet Importer du modèle Adaptive .

Pour importer depuis NetSuite :

  1. Connectez-vous à votre modèle Adaptive
  2. Cliquez sur le lien Intégration dans l’angle supérieur droit de l’écran.
  3. L’onglet Importer va charger.
  4. Sous Type d’importation, sélectionnez Données réelles.
  5. Sous Importer de, sélectionnez Données réelles de NetSuite.
  6. Sous Importer dans la feuille, Standard sera sélectionné par défaut.
  7. Sous Mois à importer, sélectionnez le mois ou la plage de mois que vous souhaitez importer.
  8. Cliquez sur Continuer.
  9. Si vous n’avez pas encore configuré les mappages de catégories pour NetSuite, l’écran Mappage de catégorie s’affiche. Configurez les mappages comme décrit dans “Configuration des mappages de catégorie NetSuite (Mappage de valeurs)”.
  10. Cliquez sur Continuer.
  11. Déterminez si les données réelles que vous importez sont prêtes à apparaître sur les feuilles de votre modèle Adaptive. Cliquez sur le bouton radio à côté de Oui ou Non.
  12. Cliquez sur Importer des données réelles.
  13. La page Résultats de l’importation se chargera une fois l’importation terminée et affichera des informations concernant l’importation.

Exporter

Les administrateurs peuvent configurer Adaptive Integration pour exporter les budgets dans NetSuite.

Autorisation requise

Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité Exporter les budgets dans NetSuite , un rôle doit être attribué à un utilisateur avec les autorisations nécessaires.

Sur l’écran Administration > Configuration générale, cochez la case NetSuite intégration . Sur l’écran Détails du rôle concernant le rôle que vous souhaitez utiliser pour l’exportation, cochez la case Capacités d’exportation et Exporter les budgets vers NetSuite.

Cette autorisation peut être accordée à n’importe quel rôle.

Exporter vers NetSuite

Si une entreprise a activé la fonctionnalité NetSuite et que l’utilisateur actuel a un rôle avec l’autorisation Exporter le budget vers NetSuite alors l’onglet Exporter affichera une sélection de fichiers cible de sortie. Les choix sont NetSuite et CSV en fichiers de sortie.

Si une entreprise a la fonction NetSuite activée mais qu’elle n’est pas encore configurée, la section Cible de sortie s’affiche mais le choix NetSuite est désactivé.

 Comme avec l’onglet Importer, si une entreprise n’a pas encore configuré l'intégration NetSuite alors le sous-onglet Configuration de la catégorie NetSuite s’affiche.

Si vous cliquez sur NetSuite Configuration de catégorie alors l’utilisateur accède à la même page de configuration de catégorie que celle utilisée lors de l’importation des données réelles de NetSuite. Les liens au bas de cette page ne redirigent pas vers les pages d’importation. Au lieu de cela, ils sont des mappages de catégorie d’exportation NetSuite et une page principale d’exportation. Si les catégories d’exportation ont déjà été configurées, l’utilisateur verra le sous-onglet Mappage des catégories d’exportation NetSuite . En cliquant dessus, l’utilisateur accède à l’écran Mappage des catégories d’exportation, tout comme dans l’onglet Importer.

Sur la page Exporter, la sélection de NetSuite comme cible de sortie entraînera l’apparition de deux nouvelles sections : Catégorie budgétaire et Exercices fiscaux.

Faites vos sélections et cliquez sur Exporter pour effectuer l’exportation.

Analyse

Lors de l’affichage d’une feuille Adaptive ou d’une fenêtre de l’explorateur de cellules contenant des données réelles mappées pour l’importation depuis NetSuite, l’utilisateur peut effectuer une analyse descendante sur ces chiffres. Ceci déclenche un rapport NetSuite qui détaille les transactions qui aboutissent à ce chiffre.

Sur l’écran de configuration de l’entreprise, vous trouverez une case à cocher NetSuite Basic . Si cette case est cochée, un champ apparaît dans l’écran Détails du rôle, intitulé Analyser les chiffres de NetSuite importés. Cette autorisation peut être accordée à n’importe quel rôle.

Le comportement de l’analyse dépend de l’installation ou non du pack Adaptive Insights pour Netsuite (à partir de NetSuite Bundle Marketplace) dans votre installation NetSuite . Si le pack a déjà été installé, assurez-vous d’accéder à la page Configuration de l’intégration NetSuite et de cocher la case Adaptive Insights pour Netsuite pack installé.

Conditions pour l’analyse

Une fois que les données ont été importées depuis NetSuite, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pourront effectuer une analyse descendante dans les données NetSuite à partir des applications Adaptive .

Sans le pack Adaptive Insights pour Netsuite

Si le pack Adaptive Insights pour Netsuite n’a pas été installé dans NetSuite, l’option d’analyse descendante dans NetSuite n’apparaîtra dans le menu contextuel que si les conditions suivantes sont remplies :

  • L’utilisateur a un rôle qui inclut l’autorisation Effectuer une analyse descendante dans les chiffres NetSuiteimportés.
  • La configuration de l’intégration NetSuite a bien été effectuée et la connexion NetSuite est configurée.
  • Le chiffre sur lequel vous effectuez un clic droit appartient à la version de données réelles. Le chiffre n’est pas le résultat d’une formule ; il doit s’agir d’une donnée brute ou d’un cumul de ces données, et ces données doivent avoir été importées à partir de NetSuite.
  • Le chiffre correspond à un intervalle de temps pouvant être mappée à au moins une période comptable NetSuite
  • Le chiffre est pour un compte qui est une cible d’un mappage de compte d’importation NetSuite
  • Le numéro n’est pas dans un compte cube. (Les comptes liés qui sont liés à des comptes cube, mais qui affichent leurs propres données réelles, peuvent être analysés.)
  • Le chiffre se trouve à un niveau qui satisfait au moins à l’une des conditions suivantes :
    • Le niveau est le niveau supérieur.
    • Le niveau est inclus dans le mappage d’organisation d’importation NetSuite
    • Si le chiffre est sur une fraction, toutes les valeurs de dimension affectées à la fraction (autres que les valeurs vides ou Toutes), sont incluses dans un ou plusieurs mappages de dimensions d’importation NetSuite
  • Le chiffre est mappé, au plus, à une valeur pour chaque catégorie NetSuite

 Avec le pack Adaptive Insights pour Netsuite

Si le pack Adaptive Insights pour Netsuite a été installé dans NetSuite, les conditions pour l’option Analyse descendante dans NetSuite sont légèrement plus souples. En particulier :

  • Si les coordonnées explorées ou visitées ont été mappées à partir de NetSuite alors l’option Effectuer l’analyse descendante dans NetSuite s’affichera. Il n’est pas nécessaire pour le mappage d’être exactement en relation directe.
  • L’analyse des cumuls est autorisé si au moins l’une des cellules incluses dans le cumul a été mappée à partir de NetSuite. Il n’est pas nécessaire que toutes les cellules incluses dans le cumul soient mappées.

Toutes les autres conditions sont les mêmes.

Pour être plus précis, l’option Effectuer une analyse descendante dans NetSuite apparaîtra dans le menu contextuel, uniquement si les conditions suivantes sont remplies :

  • L’utilisateur a un rôle qui inclut l’autorisation Effectuer une analyse descendante dans les NetSuite chiffres importés.
  • La configuration de l’intégration NetSuite a bien été effectuée et la connexion NetSuite est configurée.
  • Le chiffre sur lequel vous avez effectuez le clic droit, appartient à la version de données réelles.
  • Le chiffre n’est pas le résultat d’une formule ; il doit s’agir d’une donnée brute ou d’un cumul de ces données. S’il s’agit d’un cumul, au moins une des données de ce cumul doit provenir de NetSuite, mais pas nécessairement toutes.
  • Le chiffre correspond à un intervalle de temps pouvant être mappée à au moins une période comptable NetSuite
  • Le chiffre est pour un compte qui est une cible d’un mappage de compte d’importation NetSuite
  • Le numéro n’est pas dans un compte cube. (Les comptes liés qui sont liés à des comptes cube, mais qui affichent leurs propres données réelles, peuvent être analysés.)
  • Le chiffre se trouve à un niveau qui satisfait au moins à l’une des conditions suivantes :
    • Le niveau est le niveau supérieur.
    • Le niveau est inclus dans le mappage d’organisation d’importation NetSuite
    • Si le chiffre est sur une fraction, toutes les valeurs de dimension affectées à la fraction (autres que les valeurs vides ou Toutes), sont incluses dans un ou plusieurs mappages de dimensions d’importation NetSuite
  • Le chiffre correspond à au moins une valeur pour au moins une catégorieNetSuite

Effectuer une analyse descendante à partir d’une feuille

Une feuille peut afficher les valeurs de données réelles lorsque la version actuelle a été choisie dans Afficher le sélecteur ou que la version de plan choisie affiche quelques mois de données réelles. Quoi qu’il en soit, un clic droit sur un chiffre des données réelles, va ouvrir un menu qui permet d’effectuer une analyse descendante dans NetSuite.

Sélectionnez Analyse descendante dans NetSuite sur le menu contextuel, pour lancer un rapport de transaction NetSuite dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Si vous n’êtes pas encore connecté à NetSuite, une invite de connexion va s’afficher.

Une fois connecté, le rapport s’affiche. Le rapport sera soit le rapport Détails des pertes et profits NetSuite ou le rapport Détails du bilan NetSuite en fonction du chiffre sélectionné. Le rapport Détail des pertes et profits est lancé si le chiffre en cours d’analyse se trouve dans un compte NetSuite de type Frais, Revenus, Autres revenus, Autres frais, Non-comptabilisation ou Coût des produits vendus. Tous les autres types de compte lancent un rapport détaillé du bilan.

Une fois que le rapport NetSuite est affiché, vous pouvez cliquer sur tout ce que NetSuite autorise et analyser tout ce que NetSuite fournit.

Si le chiffre en cours d’analyse a été modifié dans Adaptive, il peut ne plus correspondre à ce qui a été importé à l’origine à partir de NetSuite. De plus, le chiffre dans NetSuite peut avoir changé à un moment donné après son importation dans Adaptive. Dans ces cas, le rapport NetSuite indiquera un chiffre différent de celui qui a été analysé dans Adaptive.

 Analyse à partir de l’explorateur de cellules

Lorsqu’une fenêtre de l’explorateur de cellules affiche un nombre qui satisfait aux mêmes règles que celles décrites ci-dessus, un lien Effectuer une analyse descendante dans NetSuite apparaît dans le coin supérieur droit de la fenêtre, à droite de Afficher la piste d’audit. Ce lien se comporte de manière identique à l’option Effectuer une analyse descendante dans NetSuite du menu contextuel.