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Adaptive Insights French

Utiliser le flux de travail

Le flux de travail est en option. Lorsque vous paramétrez le flux de travail, cela simplifie le processus d’approbation et de rejet des niveaux parmi les versions de planification et les données réelles, à l’exclusion des sous-versions réelles.

Before You Begin

  • Le flux de travail est une fonctionnalité additionnelle. Demandez-la à votre représentant. 
  • Autorisations requises pour gérer le flux de travail :  Approuver des niveaux
  • Autorisation requise pour soumettre les niveaux aux fins d’approbation : Accès aux feuilles > Accès aux feuilles modifiables

How You Get There

Navigation Icon5.png Si vous pouvez éditer des feuilles, à partir de nav menu, cliquez sur Aperçu > des feuilles. Au bas de la page, trouvez le statut du flux de travail de niveau. Soumettez les feuilles dans les niveaux auxquels vous pouvez accéder. 

Navigation Icon5.png Si vous pouvez approuver le flux de travail, à partir de nav menu, cliquez Flux de travail. Vous pouvez voir toutes les feuilles et leurs statuts par niveau ou par utilisateur.

L’option Flux de travail dans le menu de navigation principal est uniquement disponible pour les utilisateurs ayant accès à une hiérarchie de niveau. Les utilisateurs ayant uniquement accès à un niveau feuille peuvent afficher, soumettre et approuver des flux de travail à l’aide d’une tâche de processus. Voir Créer un processus et des tâches de processus.

Fonctionnement du flux de travail

Le flux de travail fournit un processus d'approbation pour les feuilles terminées, à la fois celles affectées à un niveau et à l’utilisateur. Lorsque la saisie de toutes les données des feuilles est terminée ou qu’elles ont été importées pour les données réelles, vous pouvez les soumettre à un gestionnaire ou à un superviseur pour approbation à partir de l’aperçu des feuilles.

Workflow section of the Sheets Overview page

L’approbateur reçoit une notification par courriel et peut ensuite réviser, rejeter (si nécessaire) et approuver les données.  Une fois le statut modifié par ce dernier, vous recevez un avis par courriel.

Si vous pouvez approuver les statuts du flux de travail à partir de sa page, vous pouvez voir les feuilles affectées à un niveau et un utilisateur. Les feuilles affectées à un niveau (en haut de l’onglet Statut de flux de travail) sont soumises et révisées par niveau dans le flux de travail. Les feuilles affectées à un utilisateur (au bas de l’onglet Statut de flux de travail) sont soumises par feuille :

workflowUI.png

Vous pouvez voir tous les niveaux et feuilles que vous contrôlez avec leur statut. 

workflowInProgress.png En cours : Les feuilles sont prêtes pour la saisie de données  ou l’ importation de données. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et aux responsables de niveau peuvent saisir des données ou importer des données dans les feuilles.

workflowSubmittedForReview.png Envoyé pour révision : Les données sont prêtes à être revues. Seuls les responsables de niveau et les utilisateurs ayant accès au niveau parent peuvent ajouter, mettre à jour ou remplacer des lignes pour les feuilles.

workflowApproved.png Approuvé : Le réviseur a revu et approuvé les données. L’approbation d’un niveau verrouille les cellules de ce niveau. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveaux  ne peuvent pas modifier les données. 

workflowRejected.png Rejeté : Le réviseur a revu et rejeté les données. La meilleure pratique consiste à laisser une note expliquant ce qui doit encore être fait. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveau peuvent saisir des données ou importer des données dans les feuilles.

workflowLocked.png Approuvé et verrouillé : Le réviseur a approuvé le niveau parent, ce qui verrouille tous les sous-niveaux. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveau ne peuvent pas modifier les données de niveau et sous-niveaux.

Le flux de travail est spécifique à la version et au niveau, donc assurez-vous de choisir la version et le niveau appropriés lorsque vous effectuez des actions liées au flux de travail.

Activer le flux de travail pour les données réelles

  1. Allez sur Modélisation> Versions
  2. Sélectionnez les données réelles brutes dans la liste. Les données réelles brutes constituent la première version des données réelles listées. 
  3. Dans l’écran Détails de la version, cliquez sur Activer le flux de travail
  4. Cliquez surEnregistrer.

Le flux de travail ne peut pas être activé pour les sous-versions des données réelles.

Soumettre, approuver ou rejeter des niveaux

Lorsque vous soumettez un niveau, vous soumettez toutes les feuilles affectées à ce niveau. 

  1. Allez à Aperçu > des feuilles
  2. Vérifiez que les sélecteurs de niveau et de version sont correctement positionnés.
  3. Au bas de la fenêtre,  ajoutez une remarque dans la zone Note si nécessaire
  4. Cliquez sur Soumettre, Approuver ou Rejeter en bas de la fenêtre.

Un niveau parent ne peut être soumis que si tous ses sous-niveaux ont été approuvés. Si vous avez la permission, vous pouvez approuver les sous-niveaux dans le cadre de la soumission d’un niveau parent.

Soumettre un niveau parent marque tous ses sous-niveaux comme étant approuvés et verrouillés. Ils ne peuvent pas être non soumis sans que leur parent ne le soit d’abord.

Soumettre, approuver ou rejeter les Feuilles affectées à un utilisateur

  1. Allez à Aperçu de > l’hypothèse pour voir une liste des feuilles qui vous sont assignées.
  2. Sélectionnez la feuille dans la liste déroulante. 
  3. À droite, ajoutez une Note si nécessaire et cliquez sur Soumettre, Approuver ou Rejeter

Modifier le statut du flux de travail

  1. Allez à Flux de travail à partir de la barre de navigation.
  2. Vérifiez que vous avez sélectionné la version correcte de la liste déroulante correspondante au-dessus de la barre d’outils.
  3. Sélectionnez le niveau ou la feuille à soumettre dans la liste. 
  4. À droite de l’écran, ajoutez une Note si nécessaire et cliquez sur Soumettre, Approuver ou Rejeter

Réinitialiser 

Réinitialisez toutes les feuilles et les niveaux dans un état En cours avec un seul clic.

  1. Allez à Flux de travail.
  2. Vérifiez que vous avez sélectionné la version correcte de la liste déroulante correspondante au-dessus de la barre d’outils.
  3. Sélectionnez Total de l’entreprise dans la liste des niveaux.
  4. Cliquez sur Réinitialiser.

Laisser des notes

Ajoutez des commentaires dans la zone Note et soumettez le changement de statut ou cliquez sur Enregistrer la note uniquement. Cela permet aux autres de savoir ce que vous avez complété, les questions éventuelles ou les raisons d’un rejet ou d’une approbation.

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