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Créer un processus et des tâches de processus

En tant qu’administrateur de processus, vous pouvez créer un processus avec une liste de tâches et affecter les tâches aux individus ou groupes responsables de la réalisation du travail associé.  

Avant de commencer

  • Autorisations requises pour gérer les processus et les tâches :
    • Accès au Suivi de processus
    • Exécuter des tâches auto-affectées
    • Valider toute tâche
    • Gérer les tâches 
    • Gérer des processus
  • Pour les tâches de groupe, vérifiez que le groupe d’utilisateurs existe sous Administration. Voir Groupes d’utilisateurs globaux.
  • Nouveau dans les processus ? Voir Aperçu des processus.

How You Get There

Navigation Icon5.png Dans le menu de navigation principal, cliquez sur Processus > Aperçu.  L’aperçu du processus s’affiche.

Créer un processus

  1. Cliquez sur le menu  Actions de processus  et sélectionnez Créer un processus.
  2. Nommez le processus et donnez-lui une description. 
  3. Spécifiez les éléments suivants et enregistrez :
  • Date cible : date à laquelle le processus doit être terminé ou date critique, comme la date de clôture de votre exercice. 
  • Facultatif. Ajouter des tâches depuis un processus existant : Ajoutez toutes les tâches d’un processus que vous avez déjà créé en tirant parti des tâches reproductibles. Vous pouvez mettre à jour les dates d’échéance pour qu’elles correspondent à la nouvelle date cible. S’il existe des tâches de flux de travail, vous pouvez également réinitialiser la version de celles-ci. 
  • Facultatif. Envoyer automatiquement des notifications de tâche : sélectionnez cette option pour envoyer des notifications aux cessionnaires lorsque vous créez et modifiez des tâches. 

Le nouveau processus est ajouté au menu déroulant Processus. 

Créer une tâche de processus

Une fois qu’un processus est conçu, créez des tâches pour ce processus. Vous pouvez ajouter des tâches manuellement ou cloner des tâches existantes.

Un processus peut inclure les éléments suivants :

  • Tâches individuelles. Affecter à un seul utilisateur.
  • Tâches de groupe. Affecter à un groupe d’utilisateurs.

Pour créer une tâche individuelle ou de groupe :

  1. À partir de l’aperçu du processus, assurez-vous que le processus correct s’affiche dans la liste déroulante Processus.
  2. Sélectionnez Créer une tâche.
  3. Spécifiez un nom et une description permettant au cessionnaire d’exécuter la tâche.
  4. Précisez plus de détails tels que le cessionnaire, le contenu associé et la date limite pour la tâche. Voir Champs Tâche de processus.
  5. Enregistrez la tâche.
  6. Facultatif. Cliquez sur le menu  Actions de processus  et sélectionnez Envoyer des notifications pour informer les cessionnaires et les diriger vers leur guide de processus.
    Si vous avez sélectionné Envoyer automatiquement les notifications de tâche lors de la création du processus, les cessionnaires reçoivent une notification, mais aucun lien vers le guide de processus Les cessionnaires peuvent accéder à leur guide de processus via le menu de navigation : 

Cloner une tâche

Vous pouvez cloner une tâche individuelle ou de groupe existante au lieu d’en créer une entièrement. Vous pouvez apporter des modifications selon vos besoins. Sélectionnez une tâche et cliquez sur Cloner

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