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Créer des sous-versions d’entrées de journal

Dans Consolidation, les entrées de journal résident dans un type spécial de sous-version qui peut uniquement être mis à jour par le biais d’entrées de journal. Cela vous permet de restreindre les ajustements manuels pour accepter uniquement les entrées équilibrées, tout en les présentant sous la forme familière d’entrées de journal de comptabilité.

Lorsque vous affichez une version d’entrée de journal sur une feuille, vous ne pouvez pas modifier directement les cellules, car elles ne sont pas actives. En outre, étant donné que les versions d’entrée de journal utilisent le même mécanisme de sécurité que les autres versions, la règle selon laquelle toutes les mises à jour des données réelles doivent être effectuées à l’aide d’entrées de journal équilibrées peut être appliquée.

Créer des sous-versions d’entrées de journal

Pour créer une sous-version d’entrée de journal :

  1. Allez sur Modélisation > Gestion de modèle > Versions.
  2. Dans la liste des versions, cliquez sur la version Données réelles parent ou sur la sous-version parent à laquelle la nouvelle version d’entrée de journal  sera ajoutée.

  3. Cliquez sur Créer une nouvelle version d’entrée de journal NewJournalEntryVersion.png.

  4. Remplissez les  détails de la version d’entrée du journal.

  5. Cliquez sur Enregistrer SaveVersion.png ou DiscardChanges.png pour annuler.

  6. Faites glisser et déposez la nouvelle version dans la liste Données réelles uniquement. Elles peuvent également être imbriquées dans des sous-versions de données réelles.

Numérotation d’entrée de journal

Vous pouvez définir les entrées de journal pour qu’elles soient numérotées automatiquement. La numérotation est généralement configurée lors de la création de sous-versions d’entrées de journal, mais elle peut également être configurée après la création de la sous-version.

Note : Si vous modifiez une sous-version d’entrées de journal existante pour qu’elle prenne en compte la numérotation, seules les nouvelles entrées créées après la modification sont numérotées. Les entrées de journal existantes ne seront pas numérotées.

Pour configurer la numérotation pour une sous-version des entrées de journal :

  1. Allez sur Modélisation > Versions.

  2. Cliquez sur la sous-version des entrées de journal dans la liste des versions.

  3. Dans le volet Détails de la version :

    • Cliquez sur Automatique dans la liste déroulante Numérotation des entrées de journal et saisissez un préfixe ainsi que le numéro de départ pour la numérotation automatique.

    • Ou, cliquez sur Manuel dans la liste déroulante Numérotation des entrées de journal et saisissez un préfixe. 

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Voir Détails de la version des entrées de journal pour plus de renseignements.

Note : Une fois que vous avez sélectionné et implémenté une méthode de numérotation pour les entrées de journal, la méthode ne peut pas être modifiée. Par exemple, si vous définissez la numérotation automatique pour les entrées de journal dans une version particulière, vous ne pourrez pas modifier ultérieurement la version pour que les entrées de journal soient numérotées manuellement. Ceci est fait afin de préserver l’intégrité du format de numérotation attribué à la version.

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